Gelungene Einführung neuer Mitarbeiter – Digitales Onboarding macht es möglich!

Die Einarbeitung am Arbeitsplatz ist entscheidend für den weiteren Karriereverlauf der neuen Mitarbeiter und deren Zugehörigkeitsgefühl zu dem Betrieb, doch viele Unternehmen unterschätzen diesen Onboardingprozess. Die Integration von Arbeitnehmern wird im heutigen Zeitalter von digitalen Lösungen unterstützt, sodass einer gelungenen Einführung nichts im Wege steht.

Die meisten Arbeitnehmer erinnern sich noch nach Jahren der Betriebszugehörigkeit an ihren ersten Arbeitstag. Ungünstig wirkt es sich allerdings aus, wenn gerade an diesem Tag der mit der Einarbeitung beauftragte Kollege krank ist.

Noch schlimmer ist es, wenn sich niemand zuständig fühlt, sprich man die Einarbeitung des Neuen nicht so wichtig nimmt oder schlicht vergessen hat. Schnell fühlt sich der Neue im Regen stehen gelassen und seine wertvolle Arbeitszeit wird vergeudet.

Leider ist das in der Arbeitsrealität wider besseres Wissens so oft der Fall, dass 15 Prozent der Neueingestellten bereits am ersten Tag an Kündigung denken.

Zudem lässt es natürlich das Unternehmen nicht in einem guten Licht erscheinen, wenn es unorganisiert auftritt oder Mitarbeiter beschäftigt, für die Hilfsbereitschaft ein Fremdwort ist.

Digitales Onboarding

Ein neues Verfahren zur Integration von Neuankömmlingen ist digitales Onboarding. Das „ins Boot holen“ findet direkt nach Vertragsabschluss statt und bereitet den neuen Mitarbeiter vor seinem ersten Erscheinen am Arbeitsplatz auf seine Arbeit und sein Arbeitsumfeld vor.

Digitales Onboarding ermöglicht, dass Formalitäten wie Angaben der persönlichen Daten zur Anschrift und Kontoverbindung und die Anmeldung zur Sozialversicherung im Vorfeld abgewickelt werden können.

Digitales Onboarding heißt auch, den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vorzubereiten, damit dieser zu Arbeitsbeginn in voller Funktionalität zur Verfügung steht.

Damit dies gelingt, wird von der Personalabteilung der Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters im System hinterlegt. Automatisch wird ein Ticket erstellt, das zur IT-Abteilung geht.

Dies beinhaltet Anweisungen, welche Hard- und Software gebraucht wird und auf welche Server Zugriff erteilt wird. Es enthält auch den Zeitpunkt, bis zu dem alles erledigt sein muss.

Ist alles vorbereitet und funktionsfähig, erfolgt eine Information des Abteilungsleiters, der sich um die noch ausstehenden Aufgaben kümmert.

Das Unternehmen Haufe bietet die innovative Software myOnboarding, welche diverse Möglichkeiten für den perfekten Onboardingprozess liefert. Damit können Unternehmen Geld sparen und die neuen Mitarbeiter zufrieden stellen.

Integration schon vor dem ersten Arbeitstag

Preboarding: Ein wichtiges Teilelement für eine gelungene Einführung

Eine Woche vor Arbeitsbeginn ist ein guter Zeitpunkt, die Vorfreude des Mitarbeiters auf die neue Arbeitsstelle zu steigern, indem ihm weitere interessante Informationen über das Unternehmen zugehen lässt, zum Beispiel Presseartikel der letzten Zeit oder auch Termine von internen oder externen Schulungsmaßnahmen.

Ebenfalls kann die Kontaktaufnahme mit dem Mentor schon stattfinden. Diese Phase nennt sich Preboarding und ist eine der drei Schritte für eine gelungene Einführung.

Der Empfang des Neuen

Optimal ist es, wenn der Abteilungsleiter direkt zu einem Gespräch bereitsteht und dem Neuen eine Mappe mit allen wichtigen Informationen für die erste Zeit übergibt.

Darin sollten Arbeitsabläufe, Ansprechpartner und eine Einführung in die digital ablaufenden Prozesse des Unternehmens enthalten sein.

Integration

Der Wohlfühlfaktor: Feedback hilft

Gespräche mit dem Abteilungsleiter sollten in der ersten Zeit regelmäßig stattfinden, um sicherzustellen, dass sich der neue Mitarbeiter wohlfühlt und integriert ist.

Feedback hilft beiden Seiten die jeweiligen Vorstellungen auszudrücken. Mit Teamevents findet der Mitarbeiter mehr Anschluss und lernt seine Kollegen auch in einem privateren Umfeld kennen.

Onboarding macht glücklich

Nicht nur der neue Mitarbeiter, auch seine Kollegen werden sich nach dieser professionellen Vorbereitung gut fühlen. Das ist gut fürs Betriebsklima und eine erstklassige Grundlage für erfolgreiches gemeinsames Arbeiten.

Nachweise über verwendete Bildquellen

Marcus Klug

Marcus Klug ist als Speaker und Future Work Coach unterwegs. ​Er unterstützt Menschen und Organisationen, im Übergang zum digitalen Zeitalter auf intelligentere Weise zu lernen und zu arbeiten. Dazu hat er auch zusammen mit Michael Lindner das Sachbuch „Morgen weiß ich mehr. Intelligenter lernen und arbeiten nach der digitalen Revolution“ geschrieben, welches im März 2017 zum Buch des Monats erkoren wurde. Mehr Infos unter: www.marcusklug.de.

Kommentare (2) Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Jan,

    eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, gut angeleitet zu werden, wenn ein neuer Job ansteht. Leider sieht die Realität häufig anders aus! Onboarding kann dabei helfen, dieses Problem besser in den Griff zu bekommen.

    Beste Grüße, Marcus

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  2. Hallo Marcus,

    spannendes Thema, das ich nur zu gut nachfühlen kann – leider in negativer Hinsicht. Bei zu vielen Unternehmen fällt das Thema einfach hinten runter, à la „Das wir schon!“. Und am Ende sitzt man als Neuer etwas erschlagen da, wühlt sich durch Workflows, Ordner und Apps und weiß am Ende immer noch nicht so recht, was nun wichtig ist und was nicht.

    Von daher ein wichtiger Artikel, da es ja scheinbar noch eklatant an Problembewusstsein mangelt.

    Beste Grüße,
    Jan

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