Smarte Buchführung: Wie künstliche Intelligenz den Aufwand reduziert

Künstliche Intelligenz mit Buchführung kombinieren? Durch smarte Softwarelösungen kann der Aufwand entscheidend reduziert werden. Wie der Hintergrund dazu aussieht und welche Lösungsansätze existieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Buchhaltung ist grundsätzlich für jeden Unternehmer relevant und umfasst die Aufgabe der Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung bilden den rechtlichen Rahmen für die Buchhaltungspflicht. Art und Umfang der Aufgaben sind unter anderem abhängig von der Rechtsform. Leistungsstarke Software unterstützt kleinere und mittlere Unternehmen bei der Bewältigung der buchhalterischen Herausforderungen.

Buchhaltungspflicht auch im digitalen Zeitalter

Mit der Digitalisierung ändert sich schrittweise die Form der Buchhaltung, die Pflichten bleiben jedoch weiterhin bestehen. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen ist es erforderlich, sämtliche Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und bei Bedarf nachzuweisen. Die konkreten Pflichten variieren deutlich in Abhängigkeit der Größe und Rechtsform eines Unternehmens.

Das rechtliche Rahmenwerk findet sich in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB). Diese setzen sich teilweise aus schriftlichen und zum anderen Teil aus ungeschriebenen Regeln zusammen. Mit fortschreitender Digitalisierung und EDV gewinnt die elektronische Buchführung immer mehr an Bedeutung. Diesen tragen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form Rechnung (GoBD).

Buchhaltung und ihre Aufgaben

In §239, Abs. 2 HGB (Handelsgesetzbuch) ist die hauptsächliche Aufgabe der Buchhaltung definiert. Es geht demnach um die laufende, lückenlose und sachliche Erfassung sowie Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Diese Buchungen bilden die Grundlage für die Bilanz beziehungsweise den Jahresabschluss jedes Unternehmens. Die Vorgabe aus dem HGB bildet die Basis für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.

An erster Stelle steht der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit. Dieser sieht vor, dass die Geschäftsvorfälle sich objektiv aus den Büchern herleiten lassen.

Der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit sieht vor, dass auch sachkundige Dritte den Inhalt der Bücher nachvollziehen können.

Gemäß Grundsatz der Einzelbewertung sind alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens separat zu bewerten. Für begründete Einzelfälle sind auch Gruppenbewertungen möglich.

Eine zeitnahe und chronologisch einwandfreie Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle ergibt sich aus dem Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit. Damit verbunden ist der Grundsatz der Sicherheit, nach dem auch die Archivierung der Unterlagen über die geschäftlichen Vorfälle ordnungsgemäß und sicher zu erfolgen hat.

Aus dem Grundsatz der Vollständigkeit ergibt sich die Pflicht einer lückenlosen sowie vollständigen Buchführung. Schließlich ergibt sich aus dem Belegprinzip die Pflicht, alle anstehenden Geschäftsvorfälle mit entsprechenden Belegen nachvollziehbar zu machen.

Einfache oder doppelte Buchführung?

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung betrifft grundsätzlich sämtliche unternehmerisch tätigen Personen. In Abhängigkeit verschiedener Faktoren sind jedoch unterschiedliche Verfahren zur Gewinnermittlung. Im Wesentlichen stellt sich die Frage, für wen die einfache Gewinnermittlung genügt und wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist.

Die vereinfachte Gewinnermittlung in Form der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) steht grundsätzlich Freiberuflern, Kleinunternehmern und landwirtschaftlichen Betrieben offen. Kleinunternehmer können auch Gewerbetreibende sein, sofern sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Der Aufbau der EÜR ist in einem Formular des Bundesfinanzministeriums seit dem Jahr 2005 genau festgelegt.

Gewerbetreibende sind ab dem Zeitpunkt zur doppelten Buchführung verpflichtet, in dem sie die Auflagen der Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllen. Konkret ist diese an Einnahmegrenzen gebunden: 17.500 Euro im laufenden sowie 50.000 Euro zu erwartende Einnahmen im kommenden Geschäftsjahr. Wer die Pflicht zur doppelten Buchführung hat, muss eine klare Trennung in Soll- und Haben-Konten vornehmen. Dazu gehört es auch, Geschäftsvorfälle in separaten Konten zu buchen. Diese Konten sind wiederum zu kategorisieren. Dazu gehören das Hauptbuch, das Grundbuch sowie diverse Nebenbücher.

Unterstützung mit Buchhaltungs-Softwarelösungen

Mit leistungsstarken Softwarekonzepten finden KMU eine nützliche Unterstützung in den buchhalterischen Aufgaben. Softwarelösungen reduzieren den Aufwand in der Buchhaltung durch künstliche Intelligenz. CANDIS verknüpft Daten und leitet diese bei Bedarf über eine Schnittstelle weiter. Über die DATEV-Anbindung lassen sich Daten direkt an einen Steuerberater weiterleiten. Transaktionen werden hierbei automatisch zugeordnet, wodurch eine deutliche Zeitersparnis möglich wird.

Fazit

Grundsätzlich sind sämtliche unternehmerisch tätigen natürlichen oder juristischen Personen zur Buchhaltung verpflichtet. Art und Umfang sind von Faktoren wie der Rechtsform abhängig. Ebenso unterscheidet sich der damit verbundene Arbeitsaufwand. Während Freiberufler zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechtigt sind, gilt für die meisten Gewerbetreibenden die Pflicht zur doppelten Buchführung. Softwareloösungen können für Unternehmer eine nützliche Unterstützung bei den buchhalterischen Aufgaben darstellen.

Nachweis über verwendete Bildquellen

Titelbild:  „CANDIS. Mehr als eine Buchhaltungssoftware“ / Quelle: https://www.youtube.com/watch?time_continue=6&v=1HNCPkvsaz

Marcus Klug

Marcus Klug ist als Speaker und Future Work Coach unterwegs. ​Er unterstützt Menschen und Organisationen, im Übergang zum digitalen Zeitalter auf intelligentere Weise zu lernen und zu arbeiten. Dazu hat er auch zusammen mit Michael Lindner das Sachbuch „Morgen weiß ich mehr. Intelligenter lernen und arbeiten nach der digitalen Revolution“ geschrieben, welches im März 2017 zum Buch des Monats erkoren wurde. Mehr Infos unter: www.marcusklug.de.

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