So arbeiten Sie produktiver mit digitalem Selbstmanagement

Klassisches analoges Selbstmanagement lebt noch in einer Papierwelt mit To-Do-Listen, Zielbeschreibungen und Notizbüchern. Digitales Selbstmanagement setzt dagegen Tools und Dienste konsequent und systematisch ein, um produktiver zu arbeiten. Das ist viel mehr als nur eine digitale Version analoger Techniken. Mit Automatisierungen und Netzwerk-Effekten arbeiten Sie sehr viel produktiver.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist noch ein Hybrid, vieles wird nach wie vor in Papierform erledigt, langsam setzen sich aber auch im Büro digitale Arbeitsformen durch. Ich stoße häufiger auf das Vorurteil, dass ein digitales Selbstmanagement eigentlich überflüssig sei. Viele Menschen verwenden Papierkalender und To-Do-Listen, ich werde dann gefragt, was digitales Selbstmanagement mehr bietet, als nur eine digitale Version dieser klassischen Organisationstools? Es sei ja schließlich egal, ob man etwa eine To-Do-Liste auf dem Papier führt oder ob diese digital erscheine.

Bei dieser Frage schwanke ich etwas zwischen Pragmatismus uns Predigertum. Mein Job als Trainer für Selbstmanagement ist es, in erster Linie individuelle Lösungen zu finden, die zu den Kunden passen. Wenn meine Kunden also Papierlösungen bevorzugen, dann zeige ich, wie man den Arbeitsfluss mit analogen Tools optimiert. Trotzdem bin ich davon überzeugt, dass digitales Selbstmanagement viel bietet und einer Organisation auf dem Papier überlegen ist. Deshalb zeige ich, in Absprache mit meinen Kunden, immer wieder digitale Tools und wie man sie sinnvoll einsetzt.

Digitales Selbstmanagement in der Praxis

Digitales Selbstmanagement bietet sehr viel mehr als nur digitale Kalender und Aufgaben-Manager wie Todoist. Selbstmanagement hat generell viel mit Workflows zu tun. Es kommt nicht nur darauf an, dass Sie Aufgaben oder Termine organisatorisch auf die Reihe bekommen, sondern auch darauf wie Sie arbeiten und Tätigkeiten strukturieren.

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Ein paar Beispiele: Bei Routinen ist Regelmäßigkeit wichtig, E-Mails, Sport, Ablage und Notizverwaltung lebt davon, dass Sie ein System haben, nach dem Sie die Aufgaben bewältigen. Es reicht eben nicht, einmal das E-Mail-Fach aufzuräumen, wenn Sie an jedem normalen Tag von Ihren Mails überfordert sind, da Ihnen ein System fehlt, mit Mails umzugehen. Ähnlich sieht es bei der Organisation von Aufzeichnungen aus. Wenn Sie Ihre Notizen nicht systematisch ablegen, an einem Ort und regelmäßig, dann werden Sie schnell den Überblick verlieren. Dasselbe gilt, wenn Sie ein größeres Schreibprojekt haben, einen Blog oder ein Buch, oder wenn Sie Sport machen wollen. Bei diesen Tätigkeiten geht es zum Teil um den Überblick, aber auch um Regelmäßigkeit und Routineaufgaben. Dabei kann Ihnen digitale Technik enorm helfen.

Um digitales Selbstmanagement umzusetzen, ist es zunächst sinnvoll, sich darüber klar zu werden, welche Aufgaben täglich anfallen, und was sich mit digitalen Methoden besser umsetzen lässt. Ich bin gerade dabei, viele Bereiche meiner Bürotätigkeiten zu digitalisieren, bin meine Routinen durchgegangen und habe Sie soweit wie möglich digitalisiert. Wenn ich meine täglichen Aufgaben durchsehe, stoße ich auf berufliches Lesen, auf Informationsmanagement, Ablage und auf Tagesroutinen, im Moment vor allem Sportroutinen. Ich setze inzwischen in all diesen Bereichen konsequent digitale Tools ein, um mir die Arbeit einfacher zu machen oder um eine Sache, die ich mir vorgenommen habe, auch tatsächlich umzusetzen und an etwas dranzubleiben.

Die Digitalisierung des Lesen

Beruflich muss ich regelmäßig lesen, für Seminare, Blogartikel oder Produktentwicklungen. So lese ich immer wieder Bücher oder Texte zu verschiedenen Themen. Inzwischen habe ich eine größere Bibliothek, die ich digitalisiere, eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in meinem Artikel über digitales Halbnomadentum. Ich bin heute soweit, dass ich einen Großteil meiner beruflichen Bibliothek digital zur Verfügung habe und meine Texte digital lese und bearbeite.

Das sieht im Detail so aus: Meine Bücher speichere ich in Calibre, mit diesem Programm lässt sich eine größere Bibliothek verwalten und Bücher können mit verschiedenen Geräten synchronisiert werden. Ich lese ein Buch oder einen Text dann auf einem Tablet und speichere meine Notizen in der Leseapp. Im Augenblick benutze ich die App von PocketBook für das Lesen. Diese Notizen exportiere ich nach Evernote, meiner zentralen Notizsammlung. Mit Evernote kann ich dann diese Notizen und Zitate am Laptop weiterverarbeiten und sie in einen Artikel oder eine Präsentation einfügen. Dieser Workflow funktioniert sehr gut, das Lesen geht schnell von der Hand und es ist sehr viel effizienter, wenn ich alle Notizen zu meinen Büchern übersichtlich an einer Stelle zusammen habe.

Informationsmanagement mit Zapier

Ich habe mich in der letzte Zeit mit Automatisierungdiensten wie Zapier oder IfThisThanThat beschäftigt. Diese Dienste bieten Automatisierungen von Routinetätigkeiten an, beispielsweise können Sie Anhänge von Mails automatisch speichern lassen, oder, wenn ein neuer Blogtext erscheint, automatisch eine Nachricht auf Facebook schreiben und Crosspostings automatisieren.

Diese Automatisierungen sind kleine Wenn-Dann-Schleifen. Sie definieren zunächst ein Ereignis (bspw.: Ein neuer Blogtext erscheint) und dann eine Folgeaktion (bspw.: eine Nachricht auf Facebook wird gesendet.). Die Einrichtung geht sehr einfach, die Software führt Sie durch die einzelnen Schritte. Für mich ist das Informationsmanagement ein zentraler Punkt bei meinen täglichen Aufgaben, deshalb habe ich jetzt mit Zapier zwei Automatisierungsschleifen eingerichtet.

  • Automatisch Aufgaben für Mails erstellen: Ich habe häufiger Mails, die länger zur Bearbeitung brauchen. Die Beantwortung dieses Mails lege ich mit gerne zeitnah an einen Nachmittag, damit mich diese längeren Mails nicht in meiner Arbeitsplanung stören. Mit dieser Automatisierung habe ich einen einfachen Überblick. Ich muss die Mails, die ich später beantworten möchte, in GMail nur noch mit einem Stern markieren und Zapier erstellt automatisch eine Aufgabe in Todoist, meinen Aufgabenmanager.
  • Automatisch Notizen in Aufgaben umwandeln: Beim Informationsmanagement habe ich häufiger das Problem, den Überblick zu behalten. Vor allem, wenn ich viele Notizen machen, verliere ich schnell mal den Überblick über Folgeaktionen. Ich erstelle zum Beispiel eine Notiz zu einer Veranstaltung, einem Thema, einem Seminar in Evernote, darauf folgt aber manchmal noch eine Handlung. Ich muss mich irgendwo anmelden, oder etwas schreiben und überarbeiten. Mit dieser Automatisierungsschleife habe ich dieses Problem gelöst. Immer wenn ich eine Notiz in Evernote mit einer Erinnerung markiere, dann erstellt Zapier automatisch eine neue Aufgabe mit der Notiz in Todoist. Das ist für mich sehr sinnvoll, um mit meinen Notizen den Überblick über die nachfolgenden Aktionen zu behalten.

Diese Verknüpfen können Sie einfach erstellen oder bestehende Verknüpfungen nutzen, sowohl Zapier, als auch IfTTT bieten viele sogenannte “Rezepte” an, mit denen Sie bereits von den Nutzern erstellte Schleifen selbst nutzen und individualisieren können. Sie müssen dann mit dem Dienst noch Ihre Konten wie Evernote, GMail oder Todoist verbinden, die Schleife aktivieren und die von Ihnen gewählte Aktionsfolge wird ausgeführt. Das sieht zwar nach einer Kleinigkeit aus, aber Automatisierungen können sehr einfach verschiedene Dienste zusammenbringen und den Arbeitsfluss viel nahtloser gestalten.

Zapier verknüpft Internetdienste in einem übersichtlichen visuellem Menü.

Routinen mit digitalen Tools

Sie müssen am Tag wahrscheinlich viele Routineaufgaben erledigen, von Mails, Ablage, aber auch Sport oder regelmäßige Bewerbungen können Routinen sein. Hier hilft digitales Selbstmanagement weiter, ganz egal, ob es um Schreibtischarbeit geht oder Sie eine Sportroutine etablieren möchten. Viele Tools helfen Ihnen dabei, Gewohnheiten zu entwickeln, eine einfache Variante sind sogenannte Habit-Tracker, mit denen Sie Ihre Gewohnheiten nachvollziehen können.

Analog gibt es dazu schon das Bullet Journal, mit dem Sie Ihre neuen Gewohnheiten jeden Tag mit einem Kreuz oder Punkt dokumentieren. Auch das funktioniert digital sogar noch besser, mit dem Habit Bull, Streaks oder einem anderen Visualisierungstools bekommen Sie einen Überblick zu Ihren Gewohnheiten von Tag zu Tag. Sie können sich via digitaler Tools an bestimmte Dinge erinnern lassen und sehen schnell, wie lange Sie schon dabei waren. Ich setze Streaks für meine Sportroutinen eine, die App ist sehr einfach gehalten, Sie sehen aber schnell, wie lange Sie schon dabei sind und werden daran erinnert, wenn Sie eine Routine unterlassen.

Sie können digital sogar eine Community einsetzen, um Ihre Ziele zu erreichen und Gewohnheiten zu entwickeln. Mit Stickk setzen Sie sich nicht nur Ziele, sondern können diese von einer Community überwachen lassen und sich sogar verpflichten Geld zu spenden, wenn Sie es nicht schaffen. Psychologisch sind öffentliche Verpflichtungen sehr wirksam, mit Stickk setzen Sie diesen Mechanismus digital um.

Digitale Produktivität

Digitalisierung im Selbstmanagement ist also kein netter Zusatz, den man vielleicht machen kann. Systematisch eingesetzt bietet die Digitalisierung viele neue Chancen und Möglichkeiten. Sei es die Automatisierung von Routinetätigkeiten, die digitalen Ablagen oder die Organisation von Routinen. In allen Bereichen können Sie die Stärke der digitalen Technik nutzen und viel produktiver werden als mit einer analogen Organisation. Wenn Sie das Thema weiter interessiert, finden Sie in unserem Sachbuch „Morgen weiß ich mehr. Intelligenter lernen und arbeiten nach der digitalen Revolution“ viele weitere Tipps und Hinweise, wie Sie das Internet produktiver für Ihre Arbeit oder Ihre Selbständigkeit nutzen können.

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

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