Digitales Halbnomadentum (1): Das Büro im Rucksack

Total flexibel arbeiten, wo und wann ich will? Digitale Nomaden leben diesen Traum vom Leben und Arbeiten in der Sonne. Was ist davon für Angestellte und Selbständige umsetzbar, die ihr Büro noch nicht vollständig digitalisiert haben und im Rucksack tragen? Erfahren Sie, wie Sie Ihren Alltag mit digitalen Mitteln vereinfachen und flexibler gestalten.

Es wurde Zeit für eine systematische Digitalisierung meines Berufslebens. Selbstverständlich arbeite ich intensiv mit meinem Laptop und meinem Smartphone, aber meine Organisation ist bis jetzt wenig flexibel und digital ausgerichtet. Meine Büroarbeit erledige ich zum Teil von zu Hause und zum Teil von einem kleinen Büro aus, aber ich hinke den Möglichkeiten einer digitalisierten Büroarbeit noch stark hinterher. Als selbständiger Trainer und Dozent sind meine Kursunterlagen natürlich zum Großteil digital, Präsentationen und Texte speichere ich auf meinem Laptop. In anderen Bereichen sieht die digitale Organisation nicht so gut aus. Es haben sich recht viele Bücher angesammelt, zu Seminarthemen oder zur Selbständigkeit, dann gibt es nach wie vor physische Handouts und Notizen und trotz Excel und E-Mails läuft mein Rechnungswesen noch sehr stark mit Papierbelegen. Alle Rechnungen und Belege sammle ich in einem Rechnungsordner, die Umsätze führe ich mit Excellisten. Das führt immer wieder dazu, dass ich bestimmte Arbeiten nicht ausführen kann, weil gerade ein relevante Dokument, ein Buch oder ein Beleg fehlt.

Das macht meine Organisation generell schwerfällig und wenig flexibel. Da ich regelmäßig an zwei Orten arbeite und für meine Seminare viel unterwegs bin, wollte ich mich schon länger daran machen, meine Büroarbeit zu digitalisieren und damit flexibler gestalten. Eine große Inspiration dazu sind digitale Nomaden wie Conni Biesalski und Marcus Meurer. Ich wurde durch die Blogbeiträge von Marcus Klug und in unserem Buch Morgen weiß ich mehr auf diese Form der Selbständigkeit aufmerksam. Digitale Nomaden haben ein Geschäftsmodell, das konsequent auf das Internet und digitale Dienstleistungen setzt. Der Begriff „Digitale Nomaden” spielt darauf an, dass diese Solopreneure sehr mobil leben und arbeiten, etwa wie Conni Biesalski, die als Reisebloggerin an verschiedenen Orten lebt und buchstäblich mit einem Laptop im Gepäck ihren Lebensunterhalt bestreitet. Mich fasziniert daran die konsequente und systematische Umsetzung einer digitalen und flexiblen Organisation.

Aus mehreren Gründen kommt für mich eine komplette Digitalisierung meines Arbeitsalltags jedoch nicht in Frage und ist auch nicht wünschenswert. Ich halte in erster Linie klassische Präsenzseminare und kann alleine deshalb nicht vollständig auf Papier verzichten. Für Seminare brauche ich in der Regel Handouts, Anwesenheitslisten oder Evaluationsbögen und werde also weiterhin auf Papier angewiesen sein. Auf der anderen Seite bin ich aber auch als Trainer in ganz Deutschland unterwegs und daher recht mobil. Dementsprechend möchte ich meine digitale Büroorganisation daran angleichen. Deshalb nenne ich die Digitalisierung, die ich anstrebe, digitales Halbnomadentum. Es geht um eine sinnvolle digitale Organisation für mich als Selbständiger mit Präsenzveranstaltungen innerhalb Deutschlands. Dabei sehe ich auch Anknüpfungspunkte für Angestellte, die häufiger unterwegs sind.

Es geht also nicht um einen digitalen Überbietungswettbewerb, wie er auf manchen Minimalistenblogs gepflegt wird, sondern darum, meinen Alltag systematisch zu digitalisieren, einfacher und flexibler zu gestalten. Viel bemerkenswerter als die Zahl der Gegenstände, die wir besitzen, ist doch die Lebensqualität, die wir mit einem minimalistischeren Lebensstil hinzugewinnen können.

Wenn ich also weiterhin auf Papier angewiesen bin, vielleicht kann ich meine Ordner auf einen reduzieren, für die (noch) nicht digitalisierbaren Dokumente? Das wäre schon ein enormer Gewinn, bis jetzt habe ich schon wieder einen Regalmeter mit Ordnern. Vielleicht lassen sich auch andere Aufzeichnungen und Belege so digitalisieren, dass ich neben dem Laptop nur noch ganz wenige Gegenstände für meine alltägliche Arbeit brauche. Ich könnte meine Büroorganisation vielleicht so vereinfachen, dass meine nötigen Unterlagen ohne Probleme in einen Rucksack passen.

Das Büro im Rucksack

Ich habe meine alltäglichen Arbeiten etwas systematischer durchdacht und komme auf vier Bereiche, in denen ich meine digitale Organisation schnell verbessern kann:

  • Planung, Termine und Aufgaben: Hier habe ich schon einige Vorarbeiten. Ich setzte seit letztem Jahr konsequent digitale Kalender, Aufgabenmanager und Projektmanagementsoftware ein und vermisse nichts. Gerade digitale Kalender sind eine enorme Arbeitserleichterung und lassen sich sehr einfach mit digitalen Aufgabenmanagern kombinieren. Das hat die übliche Zettelwirtschaft schon stark reduziert.
  • Rechnungen und Belege: Das ist bei mir nach wie vor sehr umständlich. Ich drucke viele Rechnungen aus, habe einen Belegeordner, den Überblick für den Steuerberater mache ich bis jetzt mit Excel. Hier kann eine digitale Lösung sehr hilfreich sein, es gibt digitale Rechnungssoftware, etwa Fastbill, Easybill und Lexoffice, mit denen sich Buchführung und Abrechnungen komplett digitalisieren lassen.
  • Lesen und Literatur: Auch das lässt sich natürlich mit E-Books viel einfacher organisieren. Anstatt eines Buchregals für Bücher reicht dann ein E-Book-Reader oder ein Tablet aus. Dazu gibt es Scandienste, die bestehende Bücher digitalisieren, ich bin hier zum Beispiel auf Scan2Go gestoßen, ein Dienst, der Bücher komplett in PDF oder E-Book-Format überträgt.
  • Notizen: Während Schreiben und Konzipieren natürlich mit dem Laptop funktioniert, sind Notizen noch ein notorisches Problem. Ich verwende seit einigen Jahren Evernote und bin auch zufrieden, allerdings gehe ich noch nicht recht systematisch mit dem Dienst um. Ich habe nach wie verschiedene handschriftliche Notizen und neben dem digitalen Notizbuch entstehen wieder Zettelhaufen. Meine vorläufige Lösung sieht so aus, dass ich Evernote mit einem Moleskin-Notizbuch kombiniere. Die Notizbücher von Moleskin lassen sich smart organisieren, man kann die Seiten fotografieren und mit sogenannten Smart-Stickern die handschriftlichen Notizen dann automatisch in Evernote-Notizbücher ablegen. Auf Farbcafe finden Sie einen Test dieser analog-digitalen Organisationsform.

Das wären für mich die naheliegenden Bereiche einer smarten Organisation. Wenn ich das alles kombiniere und konsequent umsetze, dann brauche ich nur noch fünf Gegenstände für meine alltäglichen Büroarbeiten. Mit der Digitalisierung meiner Bücher, Rechnungen und Aufzeichnungen reduziert sich alles auf ein Laptop, ein Notizbuch, einen E-Book-Reader oder Tablet, ein Smartphone und einen Ordner für Seminarunterlagen. Das wäre dann schon alles! Das passt problemlos in einen Rucksack und würde meine Büroarbeit sehr viel flexibler gestalten. Für mich ist das ein inspirierender Gedanke – ran an die Umsetzung.

Digitalisierung der Buchhaltung

Zunächst ein trockenes Thema, ich werde mit der Buchhaltung beginnen. Schon vor Weihnachten habe ich hier mit der Umsetzung begonnen und mich zuerst auf die Digitalisierung meiner Rechnungen und meiner Buchführung konzentriert. Das ist ein Bereich, den ich sowieso professionalisieren möchte, im Januar schreibe ich immer viele Rechnungen, die noch aus dem letzten Jahr offen blieben. Also machte ich mich mit digitalen Rechnungsdiensten vertraut. Es gibt einen ganz Gruppe neuer Rechnungsdienste, die im Browser laufen und die das Rechnungswesen vereinfachen.

Auf t3n finden Sie einen Überblick zu den verschiedenen Programmen für Freelancer und Solopreneure. Diese Dienste unterscheiden sich in Details. Alle können Rechnungen (teil)automatisiert erstellen, verwalten Kunden und erfassen eingehende Belege. Mit dieser Rechnungssoftware können Sie Ihre Dienstleistungen und Produkte definieren, Kundendaten anlegen und haben dann mit ein paar Klicks eine fertige Rechnung erstellt. Der Dienst fügt automatisch die relevanten Daten zusammen, nummeriert die Rechnungen und Sie können dann direkt aus dem Programm eine E-Mail mit Rechnung an Ihre Kunden senden. Ich habe mich nach etwas Ausprobieren für den Dienst Lexoffice entscheiden, dieser Dienst hatte für mich die besten buchhalterischen Möglichkeiten und lässt sich sehr einfach skalieren. In dem Video sehen Sie, wie Sie mit Lexoffice eine Rechnung erstellen:

Die Umsetzung gestaltete sich sehr einfach. Am Anfang braucht es eine Einarbeitungszeit und ich musste meine Kunden in der Software anlegen. Diese Woche konnte ich dann loslegen und habe tatsächlich sehr schnell und einfach die aktuellen Rechnungen aus dem letzten Jahr erstellt und versendet. Lexoffice lässt sich auch mit dem Bankkonto verknüpfen und Sie können alle Belege den Kontobewegungen zuordnen. Alle Informationen lassen sich dann für den Steuerberater exportieren, ausdrucken oder versenden.

Besonders gefällt mir auch die Scanapp, die bei allen Rechnungsprogrammen inzwischen Standard ist. Mit dieser App erfassen Sie Belege einfach per Smartphone, die Quittungen werden gescannt und werden dann in Lexoffice weiterverarbeitet. Das ist für mich interessant, da ich immer wieder Belege in Zettelform habe (Kopierkosten, Taxifahrten, Bürokosten) und diesen ganzen Bereich sehr einfach digitalisieren kann. Alle anderen Informationen zu Ihrer Buchführung wie Fälligkeit von Rechnungen, Umsatz pro Kunde oder Umsatzsteuer haben Sie mit Lexoffice zentral an einer Stelle zusammen.

Fazit: Ohne jetzt weiter in die Details zu gehen, ist die digitale Buchhaltung nach einer Woche schon eine enorme Erleichterung bei den Routineaufgaben, die in der Selbständigkeit anfallen. Mit Lexoffice kann ich sehr unkompliziert an verschiedenen Geräten arbeiten, Rechnungen schreiben und Belege erfassen. Das geht richtig schnell und ich habe überall den vollen Überblick über meine Buchhaltung ohne Papier in die Hand nehmen zu müssen. Im nächsten Beitrag geht es weiter mit einem Artikel zum digitalen Lesen und zur Notizverwaltung.

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

Kommentare (2) Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo und vielen herzlichen Dank für das Verlinken meines Artikels über die clevere Moleskine-Evernote-Verknüpfung.
    Beste Grüße,
    Julia

    Antworten

    • Hallo Julia,

      sehr gerne, das war ein toller Artikel. Ich konnte die smarten Moleskinenotizbücher noch nicht testen, werde aber nächste Woche dazu kommen und bin gespannt, was das bringt. Ich frage mich, ob die Smart-Sticker mehr bringen, oder ob es reicht, eine Seite einfach mit der Evernote-App zu fotografieren. Das werde ich mal testen, in den nächsten Wochen gibt es von mir noch einen Folgeartikel zum Thema Digitalisierung von Notizen.

      Liebe Grüße
      Michael

      Antworten

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