Die Zusammenarbeit in kleinen Teams lässt sich heute sehr gut mit Projektmanagementsoftware unterstützen. Unter den vielen Programmen und Diensten wurden in den letzten Jahren auch intuitiv zugängliche Lösungen entwickelt, die auch für kleine, informelle Teams funktionieren. Mit den folgenden fünf Diensten koordinieren Sie Aufgaben in kleinen Teams und müssen sich nicht in ein komplexes Programm einarbeiten.
Projektmanagement ist nicht nur eine Aufgabe für große Unternehmen oder Konzerne, sondern muss auch von kleinen informellen Teams geleistet werden. Die Organisation einer Veranstaltung, eines Events, eine gemeinsame Produktentwicklung. Immer wenn Sie in einer Gruppe etwas umsetzen möchten und verschiedene Arbeitsschritte ineinandergreifen, ist Projektmanagement sinnvoll. Die Entwicklung des Projektmanagements in den letzten Jahren hat eine Reihe von Tools hervorgebracht, die stärker die Kommunikation und ein informelles Vorgehen unterstützen. Die letzte Generation von Projektmanagementsoftware ist recht offen gehalten, Sie können Projekte sowohl mit klassischen Methoden des Projektmanagements als auch mit agilen Methoden planen und umsetzen.
1. Asana: Einfaches und intuitives Projektmanagement
Asana ist ein sehr einfaches Projektmanagementtool, das sich an klassischen To-do Listen orientiert. Sie können in dem Programm Projekte definieren und in einzelne Schritte herunterbrechen. Das System ist auf Einfachheit angelegt, Sie haben einzelne Schritte sehr schnell definiert und einem Projekt zugeordnet. Das System unterstützt die Arbeit in kleinen Teams. Die Aufgaben werden Teammitgliedern zugeordnet, Sie können die Arbeitsschritte um Dateien und weitere Informationen ergänzen.
Asana bietet einige einfache Tools für das Monitoring eines Projektes, Sie können sich den Fortschritt anzeigen lassen und sehen, ob ein Projekt an der Stelle tritt oder im geplanten Zeitplan bleibt. Asana bietet eine übersichtliche Kommunikationsfunktion. Sie haben an einer Stelle alle projektrelevanten Nachrichten gebündelt. Sie können anderen Teammitgliedern Nachrichten senden oder sehen die erledigten Schritte und Änderungen im Projekt. Komplexere Monitoring-Systeme werden Sie bei Asana nicht finden, es gibt keine Burndown-Chart oder Timelines, auf denen Sie den Projektverlauf sehen, genauso wenig können Sie logische Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten definieren. Das Programm ist wie eine klassische To-do Liste gehalten und gibt Ihnen einen Überblick zu den nächsten Schritten. Der große Vorteil von Asana ist sicher genau diese Einfachheit. Sie müssen sich nicht große einarbeiten und können als Team sofort loslegen. Für kleinere Projekte und gemischte Teams, die mit einer schlanken Systematik arbeiten wollen, ist Asana die richtige Lösung.
2. Trello: Projektvisualisierung mit Kanbankarten
Trello ist ein Projektmanagementtool, das sich auf die Kanban Methode stützt. Diese Methode des Projektmanagements wurde ursprünglich in der Autoindustrie entwickelt. Bei der Kanban-Methode geht es darum, den Materialfluss in der Produktion zu visualisieren. Dazu wurde mit Karten gearbeitet, auf denen die einzelnen Arbeitsschritte für das Team notiert und visualisiert wurden.
Diese Methode wurde inzwischen auf andere Projekte übertragen. Mit der Kanban Methode wird der Arbeitsfluss visualisiert, indem alle Schritte auf Karten notiert und im Projekt abgearbeitet werden. Klassischerweise werden die Karten in drei Spalten sortiert: To-do für alle zu erledigenden Aufgaben, Doing ist der Work in Progress und Done sind alle erledigten Karten, die dann das Projektarchiv bilden. Trello ist eine Software, die diese Methodik digital abbildet. Sie können mit dem Dienst Ihr Projekt mit Spalten und Karten planen und umsetzen. Jede Karte beschreibt eine Aufgabe, die Sie einem Teammitglied zuordnen und zu der Sie auch weitere Informationen, Links und Dateien hinterlegen können. Das Programm ist sehr einfach gehalten, Sie verschieben aus dem To-do-Stapel in Doing und am Ende in die Done-Spalte. Trello ist ein sehr einfaches und intuitives Projektmanagementtool, das einen Schwerpunkt auf Visualisierung legt. Für komplexere Projekte ist es wahrscheinlich zu einfach gehalten. Für simple, kleinere Projekte in kleinen Teams ein sehr gut funktionierendes Tool mit einer geringen Einarbeitungszeit.
3. Targetprocess: Die individuelle Projektgestaltung
Targetprocess bietet eine holistische Lösung für das Projektmanagement in kleinen Teams und Unternehmen an. Der Schwerpunkt von Targetprocess leigt auf dem Überblick. Projekte lassen sich als Boards anlegen, in denen alle relevanten Informationen zusammenlaufen. Trgetprocess legt Sie nicht auf eine Systematik fest. Sie können mit dem Dienst Projekte in einer Scrum oder Kanban-Methodik abwickeln oder eine klassische Wasserfallmethode des Projektmanagements einsetzen.
Die Software ist relativ komplex, Sie können das Board für ein Projekt sehr unterschiedlich gestalten, Targetprocess integriert Teamkommunikation und Sie können Targetprocess sehr stark an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Karten für Aufgaben können individuell gestaltet werden, genauso wie die Ansichten, Sie können bei Ihren Projekten die logischen Abhängigkeiten und den zeitlichen Ablauf sehr einfach visualisieren. Targetprocess bietet auch eine Visualisierungslösung und ein Risikomanagement. Alle Schritte und Abläufe Ihres Projekts können in verschiedenen Berichten eingesehen und ausgewertet werden. Das Programm bietet eine freie Lösung, bei der Sie auf 1000 Aufgaben beschränkt sind. Bei den kostenpflichtigen Lösungen entfällt die Beschränkung und Sie bekommen mehr Support und Training.
4. Pivotaltracker: Projektplanung mit einer Geschichte
Einen besonderen Ansatz zum Projektmanagement bietet Pivotaltracker. Jedes Projekt startet bei diesem Dienst mit einer Geschichte. Eine Geschichte ist ein kurzer Text über das Projekt, der sehr frei gehalten sein kann. Aus der Geschichte sollten dann verschiedene Elemente und Ziele des Projekts herausgefiltert werden. Das ist eine interessante Idee, um Teams zu einem Projekt zu verpflichten. Pivotaltracker unterstützt eine gemeinsame Vision für ein Team und kann damit alle Mitglieder des Teams zu einem Projekt verpflichten.
Das Projekt wird dann weiter in einzelne Schritte zerlegt. Pivotaltracker hat eine Analayse Software, die die Planung einfacher macht. Je nach Performance des Teams schätzt die das Programm ein, ob die Meilensteine realistisch sind oder nicht eingehalten werden können. Pivotaltracker ist zwar für die Softwareentwicklung geschrieben worden, eignet sich aber generell für kleine Teams, die ein Projekt umsetzen möchten.
5. Basecamp: Kommunikation ist (fast) alles
Basecamp ist inzwischen schon ein Klassiker unter den agilen Projektmanagementtools. Der Focus von Basecamp liegt darauf, die Informationen eines Projekts übersichtlich für alle Teammitglieder zu organisieren. Im Projektüberblick gibt es sechs selbsterklärende Karten, mit denen Sie das Projekt organisieren, von den drei die Kommunikation betreffen. Mit dem sogenannten Campfire haben Sie einen Gruppenchat, das Message Board ersetzt die E-Mails und mit der Check-in Karte können Sie dem Team regelmäßig Fragen stellen, etwa zur Zufriedenheit oder zum Projektfortschritt. Damit bekommen Sie regelmäßig Feedback aus Ihrem Team. Die To-do Liste, das Schedule und die Files-Karte dienen der Organsiation von Aufgaben. Mit dem Schedule haben Sie einen guten zeitlichen Überblick, Basecamp bietet auch eine Timeline, mit der Sie den Projektfortschritt überblicken können.
Basecamp ist ein sehr ausgereiftes Programm, die Software existiert seit 2004 und man kann erkennen, dass alle Funktionen ausgereift und weiterentwickelt wurden. Der Schwerpunkt von Basecamp liegt sicher auf Kommunikation, komplexere Analysetools für das Projektmanagement hat das Programm nicht. Der Zugang kostest 99 Dollar pro Monat, damit können Sie aber beliebig viele Teammitglieder und Projekte organisieren. Freelncer und Non-Profit Organisationen bekommen Ermäßigungen. Das ist zwar im Vergleich zu anderen Programmen ein stolzer Preis, wenn Sie allerdings größere Projekte haben, kann die Investition sich lohnen. Basecamp verpflichtet Sie zu keiner Methodik, ist recht intuitiv, dabei aber auch für größere Projekte eine sinnvolle Lösung.