Mit Evernote und OneNote sind digitale Notizbücher populär geworden. Der letzte Schritt meiner digitalen Arbeitsorganisation war das digitale Notizbuch Evernote. Mit Evernote können Sie Ihre Produktivität steigern, wenn Sie es systematisch und konsequent einsetzen.

Evernote und OneNote sind die bekanntesten digitalen Notizbücher auf dem Markt. Ich selbst nutze seit einigen Jahren Evernote, das Tool lässt sich für Aufzeichnungen einsetzen und mit der Integration auf dem Handy und Tablet ist es ein digitales Notizbuch mit vielen Funktionen. Bei der Digitalisierung meiner Arbeitsprozesse war der konsequente Einsatz von Evernote als digitales Notizbuch der letzte Schritt.

Warum eine digitale Notizverwaltung sinnvoll ist

Der Knackpunkt an Evernote ist häufig nicht das Programm oder die Funktionen, sondern der konkrete Nutzen im Berufsalltag. Viele Menschen verstehen zunächst nicht, was man mit dem Tool machen kann und wie hilfreich ein digitales Notizbuch ist. Wenn Sie Evernote öffnen, dann sieht es zunächst nach einem Onlinespeicher für Notizen aus. Sie können mit Evernote Textnotizen ablegen und organisieren, das sieht zunächst nur halbwegs interessant aus. Evernote bietet aber viel mehr Funktionen, die es zu einem universellen Notizbuch machen. Sie können mit dem Tool auch Internetquellen ablegen, ich selbst nutze Evernote lange schon als Archiv und Sammlung meiner digitalen Quellen.

Genauso können Sie Fotos, Dokumente und Audiodateien aufnehmen und verschiedene Geräte mit Evernote verknüpfen. Richtig interessant wird das Tool, wenn Sie alle Notizen konsequent und systematisch in Evernote ablegen. Dann bekommen Sie eine universelle, digitale Notizverwaltung, in der handschriftliche Notizen, Bilder, Internetquellen, Sprachmemos und Dateien an einem Ort zusammen sind. Erst diese systematische Nutzung macht Evernote zu einem mächtigen Organisationstool. Hier ein paar Möglichkeiten, wie sich das Programm für die Organisation nutzen lässt.

Evernote für die Sammlung von Internetquellen

Wenn Sie viele Internetquellen verwalten, wenn Sie etwa einen Blog schreiben oder wenn Sie Vorträge halten oder aus anderen Gründen viele Internetquellen nutzen, ist Evernote sehr hilfreich. Ab einer bestimmten Menge an Quellen werden die Bookmarks im Browser schnell unübersichtlich. Sie können mit dem Programm einfach Seiten aus dem Internet abfotografieren und mit Notizbüchern und Schlagwörtern organisieren. Dazu brauchen Sie nur den Web-Clipper, das ist ein ein kleines Add-On, das für alle gängigen Browser erhältlich ist. Diese Funktion von Evernote nutze ich schon sehr lange. Digitale Informationen rund um Seminare und Vorträge, die ich halte, landen alle in Evernote.

Genauso sieht es mit Blogartikeln aus. Links zu den wichtigsten Informationsquellen sammle ich in Evernote und kann dann beim Schreiben auf diese Quellen zurückgreifen. Inzwischen habe ich schon ein großes Archiv an Internetquellen. Ich finde das vor allem beim Schreiben und bei konzeptueller Arbeit sehr praktisch. Sie können Einträge in Evernote in bestimmte Notizbücher ablegen oder verschlagworten und finden so sehr schnell die Quellen, die Sie brauchen.

Notizen digitalisieren

Die systematische Erfassung von Notizen habe ich in den letzten Monaten mit Evernote begonnen. Bei mir fallen im Alltag viele Notizen und kleine schriftliche Aufzeichnungen an und ich verliere hier sehr schnell den Überblick. Mit Evernote können Sie nicht nur Notizen tippen, sondern auch Bilder ablegen und das ist für mich der Königsweg, um meine Notizen zu digitalisieren. Die Bilder mache ich mit dem Smartphone, wenn Sie die Evernote-App installiert haben und mit Ihrem Konto verknüpfen, dann können Sie mit der App per Kamera eine Notiz hinzufügen.

Die Bilder werden als Dokumente erkannt und nachbearbeitet, die Kontraste werden erhöht und Sie bekommen ein sehr scharfes, fast transparent wirkendes Bild. Für mich ist das ein sinnvoller Einsatz, um meine Notizen an einem Ort zu haben. Es gibt für diese Evernote-Funktion noch ein klassisches Notizbuch von Moleskin, das für den Einsatz mit Evernote optimiert ist und sogenannte Smart-Sticker enthält.

Das sind kleine Aufkleber, die sie vor dem Fotografieren neben die Notiz kleben und die das Bild dann automatisch in einem definierten Notizbuch abspeichern, wenn Sie es mit der Evernote-App fotografieren. Diese Smart-Sticker Funktion brauchte ich aber nicht. Sie können das Foto auch sehr schnell mit der App in das richtige Notizbuch ablegen, es ergab sich für mich kein Vorteil, die Smart-Sticker zu nutzen.

Die können mit der App alle möglichen Aufzeichnungen digitalisieren: Zettel, Visitenkarten und auch gedruckte Texte werden von der App als neue Notizen erkannt. In einem ganz konkreten Fall war Evernote für mich jetzt eine große Hilfe.

Ich bin in den letzten Wochen umgezogen und habe systematisch alle relevanten Informationen in einem Umzugsordner in Evernote abgelegt. Die Maße von Räume, Planungen, die Nummer des Stromzählers, Angebote von Firmen, Kontaktdaten oder die Nummern von Stromzählern: Alle möglichen Notizen landeten per Foto oder direkt als Textnotiz in diesem Ordner. Das war sehr hilfreich, damit hatte ich immer alle relevanten Informationen mit dem Smartphone zur Hand.

Dokumentation von Seminaren

Der zweite neue Einsatz von Evernote für mich ist die Seminardokumentation. Ich habe bei Seminaren immer wieder Notizen, aber auch Flipcharts oder Tafelbilder, die ich gerne gespeichert habe. Bis jetzt habe ich das fotografiert und dann händisch hochgeladen. Mit Evernote können Sie diese Informationen sehr viel einfacher ablegen. Die App erkennt automatisch Flipcharts und Tafeln als Einheiten und Notizen und Sie können So Ihre Seminardokumentation stark vereinfachen.

Wenn Sie die Bilder den Teilnehmern zur Verfügung stellen wollen, können Sie die Notiz einfach mit dem Laptop öffnen und das Bild dann weitersenden oder hochladen. In Kombination mit den digitalen Notizen, habe ich so eine einfache Lösung, die alle handschriftlichen Notizen an einem Ort zusammenbringt.

Der Vorteil ist, dass ich auch bei mehreren Kursen, die parallel stattfinden immer den Überblick habe und die Notizen im Blick behalten, die erst später relevant werden. Ich habe häufiger Anregungen zu Kursen, Ideen, für Veränderungen und diese Anregungen setzte ich teilweise erst viel später um. Notizen zur Weiterentwicklung von Kursangeboten oder konzeptionellen Weiterentwicklungen habe ich mit Evernote nun übersichtlich zusammen.

Leseaufzeichnungen verwalten

Ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung war der Umstieg auf E-Books. Ich hatten dazu bereits hier einen Artikel verfasst und den Ablauf und die technische Umsetzung des digitalen Lesens beschrieben. Inzwischen habe ich etwas mehr Erfahrung mit digitaler Textarbeit und das Zusammenspiel mit Evernote funktioniert ganz gut. Der Knackpunkt beim beruflichen Lesen sind immer Aufzeichnungen und Notizen. Wo landen die? Bis jetzt hatte ich noch keinen festen Platz für diese Notizen, die beim Lesen anfallen.

E-Books und PDFs lese ich mit der App von Pocket-Book. Eher aus individuelle Präferenzen, ich finde die Benutzerführung sehr gut umgesetzt, viele andere Reading-Apps bringen dieselbe Leistung. In der App können Sie Textpassagen hervorheben und Notizen anlegen, ich mache das, während ich lese.

Der Clou ist nun, dieses Notizen nach Evernote zu exportieren, um sie an einem Ort zu sammeln. Sie können mit der App von Pocket-Book und anderen Apps die Notizen nach Evernote oder in ein XML-Format exportieren. Auf dem Tablet können Sie Sie dann mit der Evernote-App Ihre Lese-Notizen und Zitate zusammenstellen. Das funktioniert leider nur leidlich gut, Formatierungen oder Absätze werden beim Export häufig ignoriert. Die Notiz braucht in Evernote in der Regel etwas Nacharbeit, damit sie übersichtlich aussieht.

Im Alltag konnte ich diese Verknüpfung schon testen, für eine Buchbesprechung von Linda Grattons Buch zur Arbeit der Zukunft nutze ich die App und exportierte meine Notizen nach Evernote. Das war beim Schreiben tatsächlich ein großer Fortschritt. Alle Notizen waren mit Evernote auch auf meinem Laptop verfügbar, und ich hatte sehr viel schneller die relevanten Zitate und Anmerkungen zur Hand. Richtig interessant wird das natürlich dann, wenn ich eine größere Sammlung von Buchnotizen auf Evernote zusammen habe.

Evernote ist ein großartiges Werkzeug, wenn Sie es systematisch einsetzen. Als zentrale Notizverwaltung sammeln Sie mit dem Tool alle relevanten Informationen an einem Ort und können mit verschiedenen Endgeräten auf die Sammlung zugreifen. Vielleicht helfen Ihnen diese Beispiele dabei, eigene Anwendungen zu finden. Sie müssen keine vollkommen digitalisierte Arbeitsorganisation anstreben, sondern Evernote hilft Ihnen auch dabei, analoge Notizen und Informationen zu strukturieren.