Wunderlist und Todoist wurden in den letzten Jahren zu beliebten Aufgabenmanagern. Obwohl die Unterschiede zwischen beiden Diensten nicht so groß sind, lohnt  sich ein genauerer Blick. In den Details unterscheiden sich die Tools durchaus und sind deshalb für verschiedene Anforderungen und Organisationstypen geeignet.

Ich beobachte Aufgabenmanager seit vielen Jahren und in den letzten Jahren haben sich alle Funktionen dieser Dienste sehr stark aneinander angepasst. Vor einigen Jahren, so zumindest mein Eindruck, gab es noch markante Unterschiede zwischen verschiedenen Tools, inzwischen ähneln sich alle Aufgabenmanager stark. Ich werde bisweilen gefragt, was das beste Tool für das Selbstmanagement ist, das ist meiner Ansicht nach inzwischen eher eine Geschmackssache. Alle gängigen Programme sind inzwischen ausgereift und können gut für die persönliche Organisation genutzt werden. In manchen Details gibt es aber doch Unterschiede und deshalb möchte ich die beiden populären Aufgabenmanager Wunderlist und Todoist hier im Detail vergleichen.

Wunderlist

Wunderlist wurde 2011 von dem Startup 6Wunderkindern entwickelt und hat sich in den letzten Jahren zu einem der bekanntesten Taskmanager gemausert. Der Dienst besticht vor allem durch ein simples und sehr übersichtliches Design. In der Hauptansicht finden Sie links eine Inbox und diverse Listen. Die konkreten Aufgaben werden im zentralen Fenster organisiert. Über das Feld “Eintrag hinzufügen” können Sie einen neue Aufgabe erstellen und einer Liste zuordnen. Aufgaben, die Sie noch nicht sortiert haben, können Sie in einem Eingangskorb sammeln. Die Listen können Sie frei gestalten, Sie können To-Dos nach Projekten sortieren, nach Arbeit und Privatleben oder nach verschiedenen professionellen Rollen.

Die Aufgaben können Sie mittels Drag’n’Drop verschieben, mit einem Häkchen markieren Sie die Aufgabe als erledigt und sie verschwindet dann aus der Hauptansicht. Sehr gelungen sind die vielen Zusatzfunktionen in der freien Version. Sie können bereits mit einem kostenlosen Zugang Dateien und Notizen anhängen, die Aufgaben lassen sich einfach priorisieren und mit einem Datum versehen. Sie  können sich erinnern lassen und Listen auch in einem kleinen Team bearbeiten. In der kostenlosen Version können Sie bis zu 25 Aufgaben mit anderen Personen teilen. In der kostenpflichtigen Version entfällt diese Beschränkung und Sie können Dateianhänge mit beliebiger Größe hochladen. Ich bekomme immer wieder die Rückmeldung, dass die Bedienung von Wunderlist sehr einfach und intuitiv ist. Gerade auch Kursteilnehmer, die der digitalen Organisation eher skeptisch gegenüberstehen, lassen sich von Wunderlist begeistern.

Ein Highlight von Wunderlist ist die Schlagwortfunktion. Mit einem Hashtag (#) gefolgt von einem Begriff  können Sie eigene Stichworte und Labels vergeben und damit Aufgaben eines Typus zusammenfassen. Sie können so zum Beispiel alle Anrufe bündeln oder alle administrative Aufgaben usw. Sie müssen nur ein eigenes Schlagwort vergeben, dann erscheinen alle Aufgabe mit demselben Schlagwort als Link, ein Klick macht alle auf diese Weise gekennzeichneten Aufgaben sichtbar. Selbstverständlich können Sie Wunderlist auch mit mit dem Smartphone oder dem Tablet nutzen, der Dienst läuft Cloudbasiert und Sie haben so mit Wunderlist sehr unkompliziert alle Ihre Aufgaben im Überblick, egal wo Sie arbeiten.

Todoist

Todoist wurde 2007 veröffentlicht und ist in den letzten drei Jahren stark überarbeitet worden. Die Hauptansicht bei Todoist ist ganz ähnlich aufgebaut und aufgeräumt wie bei Wunderlist. Links ist die Ansicht mit einem Eingang und mit verschiedenen Listen, in der Mitte können Sie Ihre To-Dos organisieren. Die Listen heißen bei Todoist “Projekte”, auch mit Todoist können Sie Ihre Aufgaben terminieren, sich einen Wochenüberblick anzeigen lassen, To-Dos priorisieren und verschlagworten. Viele Funktionen können Sie aber erst in einer kostenpflichtigen Version nutzen, Schlagworte und Dateianhänge etwa funktionieren erst, wenn Sie Todoist Premium für 28,99 Euro im Jahr nutzen. In der freien Version ist damit Todoist relativ beschränkt, da Sie Ihren Aufgaben keine Notizen, Schlagworte oder Anhänge hinzufügen können.

Ein tolles Feature, das Todoist von Wunderlist unterscheidet, ist die sogenannte Karmafunktion, mit der Sie Ihre Produktivität aufzeichnen und auswerten können. Wenn Sie neue Aufgaben hinzufügen und erledigen, bekommen Sie Punkte und können so Ihre persönliche Produktivität visualisieren. Sie sehen wie viele Aufgaben der Woche oder des Tages Sie erledigt haben und können mit kleinen Diagrammen Ihre persönlichen Leistungskurven sichtbar machen. Mit den Karmapunkten steigen Sie in verschiedene Levels auf, Sie bekommen Punkte, wenn Sie Aufgaben hinzufügen und abhaken und Sie verlieren Punkte, wenn Sie terminierte Aufgaben nicht zum angegebenen Zeitpunkt erledigen. Diese Funktion ist bereits in der kostenlosen Version verfügbar, in der Premiumversion können Sie Ihre Leistungskurven präziser auswerten und die Ergebnisse der letzten vier Wochen vergleichen.

Eine solches spielerisches Element kann für die persönliche Produktivität Wunder wirken, mich machen solche spielerischen Elemente im Selbstmanagement sehr viel leistungsfähiger. Ich habe das vor allem bei unserem aktuellen Buchprojekt gemerkt. Es bringt mir viel, wenn ich mir konkrete Wochen- oder Tagesziele vorlege und mir kleine Belohnungen überlege, wenn ich diese tatsächlich erreiche. Bei Todoist ist diese Funktion elegant integriert, Sie können mit den Wochenzielen und Karmapunkten kleine Challenges erstellen oder sich mit anderen messen. Muss ich Apps und Cloudnutzung erwähnen? Selbstverständlich gibt es für Todoist eine App und Sie können auf Ihre Aufgaben mobil zugreifen. Kleine Teams können gut mit Todoist zusammenarbeiten und Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuweisen.

Fazit

Todoist überzeugt in der Premiumversion mit einer differenzierten Systematik für das Selbstmanagement. Sie können Aufgaben nicht nur mit verschiedenen Prioritäten versehen, sondern auch filtern und verschlagworten. Im Vergleich zu Wunderlist bietet Todoist hier mehr Einstellungsmöglichkeiten. Wunderlist wiederum besticht durch ein schlichtes Design, intuitiver Nutzung und Übersichtlichkeit und Sie können bereits in der kostenlosen Version Aufgaben verschlagworten und mit Anhängen versehen. Für Einsteiger ist Wunderlist perfekt geeignet, weil Sie bereits mit einem freien Account ein recht leistungsfähiges digitales Tool haben. Der große Pluspunkt bei Todoist ist ganz sicher die Karmafunktion. Sie haben mit ein paar Klicks ihre Produktivität im Überblick, sehen, wie Sie Tages- und Wochenziele erreichen und haben damit ein Tool, das Sie zusätzlich motiviert. Für Einsteiger und Personen, die es sehr einfach haben wollen, ist Wunderlist gut geeignet. Wenn Sie Spielmechanismen und eine differenzierte Systematik in Ihrem Selbstmanagement schätzen, dann ist Todoist das richtige Tool für Sie.