Was ist die wichtigste Eigenschaft eines digitalen Werkzeugs für das Selbstmanagement? Gutes Design! Ein gelungenes Design macht einfach mehr Lust, ein solches Werkzeug täglich zu nutzen, da wir bei der Verwaltung von Aufgaben nicht jeden Tag neu durch eine umständliche Oberfläche navigieren wollen. Für gutes Design steht auch die Software Wunderlist: Mit Wunderlist lassen sich Notizen und Aufgaben auf einfache und intuitive Art verwalten.

Wunderlist wurde im Jahre 2010 von dem Startup 6Wunderkinder entwickelt, aktuell ist die Seite bei der Version 2.0 angelangt. Im letzten Jahr hat die Anwendung größere Aufmerksamkeit gewonnen, selbst in der New York Times erschien ein Artikel über Wunderlist und im Dezember 2013 investierte der Wagniskapitalgeber Earlybird 19 Millionen in das Berliner Unternehmen. Was macht Wunderlist anders als andere Organisationstools? In der Hauptansicht und im ganzen Design gibt sich die Seite sehr minimalistisch und bietet eine schnörkellose, intuitive Art der Bedienung. Die Startseite zeigt eine Inbox, in der man Aufgaben oder Ideen sammeln kann. Diese Einträge lassen sich dann unter Listen sortieren, oder man kann Hashtags nutzen, um bestimmte Aufgabengruppen zu bilden.

Das Berliner Startup
wurde im letzten Jahr
auch international bekannt.

Mit den Listen können Sie beispielsweise verschiedene Projekte definieren, an denen Sie im Augenblick arbeiten wollen und den Listen anstehende Aufgaben zuordnen. Sie können mit dieser Funktion etwa eine Einkaufsliste oder eine Liste für private Aufgaben anlegen. Die Hashtags (#) dienen vor diesem Hintergrund dazu, Aufgaben mit Schlagworten zu versehen. Sie können also beispielsweise bei solchen Aufgaben, die mit Ihrem Job zusammenhängen, den Hashtag #Arbeit für arbeitsrelevante Aufgaben vergeben oder #Telefonate für solche Aufgaben, die mit zu erledigenden Telefonaten zusammenhängen. Dabei werden alle Aufgaben, die mit einem bestimmten Schlagwort versehen worden sind, durch Anklicken sichtbar. Grundsätzlich sind also bei Wunderlist zwei Prinzipien in der Verwaltung von Aufgaben zu unterscheiden: Auf der einen Seite die vertikal orientierte Darstellung von Aufgaben in der Form von Listen, auf der anderen Seite die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben mit Schlagworten über Hashtags (#) zu organisieren.

Mit Hashtags können Sie Aufgaben zu Gruppen zusammenstellen.
Hier beispielsweise die Gruppe #Homeoffice

Das Erfolgsprinzip von Wunderlist: Weniger ist mehr

An Wunderlist besticht die Schlankheit; außerdem können Sie sich sehr schnell einarbeiten und die Verwaltung von Aufgaben ist intuitiv und einfach zugänglich. Was dagegen ein wenig negativ ins Gewicht fällt, ist die Tatsache, dass Wunderlist keine Möglichkeit für die Priorisierung von Aufgaben bietet (Wunderlist: Hype, Anspruch und Wirklichkeit). Und wie lässt sich das Problem mit der Piorisierung lösen? Prioritäten lassen sich einfach über eine Deadline für Aufgaben setzen. Aufgaben mit hohen Prioritäten kann man in Wunderlist einfach mit einem Schlusstermin versehen. Denn eine Priorität ist ja nichts anderes, als dass ich eine Aufgabe zu einem bestimmten Termin fertig haben muss. Eine zusätzliche Verwaltung von Prioritäten (A, B, C) bringt meiner Erfahrung nach nur unnötigen Verwaltungsaufwand, bei To-Do Listen und Kalendern ist manchmal weniger mehr: Das ist zugleich auch das eigentliche Erfolgsprinzip von Evenote.

Die Hauptansicht von Wunderlist zeigt sich aufgeräumt und übersichtlich.

Aufgaben verwalten mit Outlook: Ein kurzer Vergleich

Das andere Extrem in der Verwaltung von Augaben ist Outlook. Outlook bietet sehr viele zum Teil auch recht unübersichtliche und versteckte Einstellungsmöglichkeiten. Bei Outlook können Sie neben der Einstellung von Prioritäten auch noch zusätzlich bestimmen, zu wie viel Prozent eine Aufgabe bereits erledigt worden ist und sie zudem einem Farbschema zuordnen. Wenn Sie dann alle Aufgaben richtig verwaltet haben (Farbschema, Priorität, Status), werden Sie sicher keine Zeit mehr dazu haben, die Dinge auch wirklich zu erledigen! Outlook ist also alles andere als einfach und intuitiv handhabbar.

Wunderlist in der Praxis: Einarbeitung ohne großen Aufwand

Wunderlist bietet insgesamt die wichtigsten Funktionen für die tägliche Verwaltung von Aufgaben und sieht daneben auch noch sehr gut aus. Die Idee für Wunderlist war anscheinend bereits zu Beginn, ein Tool zu schaffen, das sich ohne großen Aufwand bedienen lässt und das sowohl Selbstmanagement-Profis wie auch „unbescholtene“ Nutzer ohne großen Einarbeitungsaufwand einsetzen können. Sie sind außerdem mit Wunderlist an keine bestimmte Methode des Selbstmanagements wie Getting Things Done gebunden. In einem Interview erklärt Christian Reber – einer der Gründer von Wunderlist –, wie es zu der Idee von Wunderlist kam und welche Funktionalitäten bei der Verwaltung von Aufgaben bei einem solchen Werkzeug wie Wunderlist von Bedeutung sind: Interview Christian Reber.

Wunderlist ist zunächst kostenlos, für weitere Funktionen muss man dagegen einen kleinen monatlichen Betrag zahlen. So können Sie beispielsweise mit dem sogenannten Businessupgrade auch Aufgabenlisten für kleine Teams verwalten. Der Preis liegt bei 4,49 Euro pro Person. Außerdem gibt es in der professionelle Version eine Kommentarfunktion, Sie können Dateien anhängen und Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuordnen.

Interessant könnte in Zukunft sein, dass Wunderlist als deutsches Unternehmen auch dem deutschen Datenschutzrecht unterliegt. Das bedeutet: Es gibt zumindest rechtlich wirkliche Einschränkungen bei der Weitergabe von Daten und anders als bei amerikanischen Diensten keine windelweich formulierten Abschnitte zum Datenschutz. Das ist wahrscheinlich ein weiteres Kriterium, vor allem, wenn man Wunderlist im Unternehmen nutzen möchte und über die App auch sensiblere Daten verwalten möchte.

Fazit

Wunderlist ist eine gelungene App mit genau den richtigen Funktionen für die digitale Verwaltung von Aufgaben. Vor allem die Zugänglichkeit und das Design machen das Tool zu einem wirklich brauchbaren Werkzeug für das Selbstmanagement. Für Personen, die der Datenschutzpolitik amerikanischen Unternehmen eher misstrauen, bietet Wunderlist zudem eine echte Alternative in der Verwaltung von solchen Daten, die eine gewisse Sensibilität erforderlich machen.