Virtuelle Persönliche Assistenten: Strandschicht im Selbstversuch

laptop-notebook-grass-meadow-quelle pexels CC0 public domainDie Informationsflut ist heute zu Recht ein Problem. Die Digitalisierung bedeutet im Alltag meistens keine Erleichterung sondern schlicht Mehrarbeit. Eine weniger bekannte Möglichkeit, mit der Informationsflut umzugehen sind Virtuelle Persönliche Assistenten, die gerade für tägliche Routineaufgaben eine große Unterstützung sind. Welche deutschen Anbieter gibt es und wie sieht eine solche Zusammenarbeit konkret aus?

Wir nutzen Technik dazu, um uns die Arbeit einfacher zu machen oder sie zu ersetzen. Autos, Waschmaschinen oder Spülmaschinen, Automaten oder Roboter nehmen uns mühsame körperliche Arbeit ab und machen damit das Leben leichter. Nur beim Computer scheint das etwas anders zu sein. Die digitale Technik fügt unserem Alltag eher neue Aufgaben hinzu, die wir in der Regel selbst erledigen. Wir recherchieren selbst, senden Mails oder stellen Informationen zusammen, kurz: Wir erledigen im Internet immer noch viele Aufgaben, die man inzwischen einfach delegieren kann. Warum nicht auch die alltägliche Informationsverarbeitung ein Stück weit delegieren und an Menschen abgeben, die das professionell machen?

Das Internet und die Globalisierung

Hier kommen Virtuelle Persönliche Assistenten ins Spiel, über das Internet können Sie heute mit Assistenten zusammenarbeiten, die ihnen verschiedene Tätigkeiten rund um den Computer abnehmen. Die Spannbreite reicht von Recherchen bis zur Pflege von Social Media Kanälen, Sie können sich sogar Präsentationen erstellen lassen oder einen Assistenten mit der Marketingplanung beauftragen. Klingt irgendwie etwas schwer vorstellbar? Das Internet und die Globalisierung machen es möglich. Anbieter für Virtuelle Persönliche Assistenten rekrutieren ihre Mitarbeiter in Niedriglohnländern, wie in Osteuropa. Mit dem niedrigen Lohnniveau und den guten Deutschkenntnissen vieler Absolventen in osteuropäischen Ländern wird diese Dienstleistung für Selbständige und Startups attraktiv. Einen kleinen Überblick zu den wichtigsten deutschsprachigen Anbietern finden Sie hier: Virtuelle Assistenz – Preise und Leistungen 7 deutscher Outsourcing-Anbieter.

Zeit für einen Selbstversuch. Mich frisst schon seit längeren der tägliche Kleinkram auf. Vor allem Routinerecherchen kosten mich zu viel Zeit, die Suche nach Materialien für Blogartikel, Social-Media Kanäle und Recherchen für das Buch “Morgen weiß ich mehr”. Alles ist machbar und kostet eigentlich nur wenige Minuten, aber diese kleinen Aufgaben summieren sich über den Tag. Ich halte inzwischen auch mehr Kurse und genau zu diesen Routinetätigkeiten komme ich inzwischen kaum mehr. Entweder erledige ich sie mehr recht als schlecht zwischendurch, am Abend oder viele Sachen bleiben einfach liegen, was auf Dauer nicht gut ist.

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Recherchedienste aus dem Internet

Also füllte ich Ende Oktober ein Kontaktformular von Standschicht aus, einem bekannten deutschen Anbieter für Virtuelle Persönliche Assistenten und dann ging es schon schnell los! Gerade einmal 10 Minuten später bekam ich einen ersten Anruf von Strandschicht. Die Mitarbeiterin klärt einige Details zu meinem Auftrag und für Anfang November bekam ich bereits eine Assistentin zugewiesen. Das alles am 30. Oktober, einem Freitag am Nachmittag! Die weitere Abwicklung lief dann sehr professionell ab. Ich bekam einen Lebenslauf meiner Assistentin zugesendet mit einem kleinen Handbuch.

Anfang November hatte ich dann einen ersten Skypetermin, meine VPA entpuppte sich als eine Frau aus Rumänien, die auf Internetrecherche spezialisiert ist. Wir klären den Umfang und die digitale Zusammenarbeit. Ich wollte die Rechercheergebnisse unter Google-Docs gespeichert haben, was kein Problem ist. Sie können sich Rechercheergebnisse per E-Mail senden lassen oder verschiedene andere Dienste nutzen, wie etwa Dropbox. Die Arbeitsaufträge werden nach Zeitstunden abgerechnet. Je mehr Zeit Sie Ihrer Assistentin zuweisen, desto geringer sind die Kosten pro Stunde. Ab 10 Stunden im Monat zahlen Sie 10 Euro/Stunde und ab 30 Stunden sinkt dann der Stundenpreis. Wenn Sie kleinere Aufträge unter 10 Stunden haben, kostet Sie eine Stunde 15 Euro.

Von der Bildersuche bis zum wissenschaftlichen Artikel

Ich habe meiner Assistentin verschiedene Rechercheaufgaben übertragen, insgesamt eine weit gefächerte Palette. Sie sollte Bilder und Videos für meine Social-Media Kanäle suchen, Artikel für ein Seminar zum Thema “Informationsflut”, das ich gerade vorbereite und ich habe Sie mit einer Personensuche nach Interviewpartnern für unser Buch „Morgen weiß ich mehr“ beauftragt. Das Ergebnis kam überraschend schnell. Der erste Rechercheauftrag wurde nach vier Stunden erledigt und der zweite, längere Auftrag war nach 48 Stunden abgearbeitet. Die Ergebnisse waren sehr gut, ich hatte viele Links und Bilder, die ich direkt nutzen konnte. Auch die Recherche zu Personen und nach neuen wissenschaftlichen Artikeln zum Thema „Informationsverarbeitung“ war perfekt. Ich bekam gute Seiten mit den wesentlichen Punkten, die ich direkt für das Seminar verwenden kann. Insgesamt eine gut strukturierte Linksammlung, für die ich – ehrlich gesagt – sicher länger gebraucht hätte!

Eine erste Arbeitserleichterung zeigte sich bald. Ich konnte meine Social-Media Planung für das restliche Jahr innerhalb kurzer Zeit abschließen, eine Aufgabe an der ich meistens recht lange sitze. Sehr positiv ist mir auch die Recherchetiefe aufgefallen. Meine Assistentin hat nicht die erstbesten Seiten zusammengestellt, sondern gerade bei meinem Auftrag zu wissenschaftlicher Literatur gute Quellen gefunden, die das Thema sehr kompakt auf den Punkt bringen.

Entscheidend ist die präzise Kommunikation. Bei meiner Bildersuche habe ich nach Bildern zum Thema “Gewohnheiten” suchen lassen. Hier gehen natürlich die Vorstellungen schnell weit auseinander, welche Bilder für diesen Begriff stehen können und bei diesem Punkt waren die Ergebnisse manchmal nicht ganz überzeugend. Aber das liegt auch an der Formulierung des Auftrags, die besten Ergebnisse hatte ich mit sehr konkreten Aufträgen. Bei Bildersuche habe ich begonnen, die gewünschten Motive sehr konkret zu beschreiben und damit sehr gute Ergebnisse erzielt.

Für wen sind Virtuelle Persönliche Assistenten interessant?

Assistenten können für alle Personen wichtig werden, die viel am Computer arbeiten, Informationen sammeln oder verwalten müssen. In erster Linie ist das natürlich ein Dienst, der für Selbständige oder Startups interessant ist. Sie können mit Assistenten eine Webseite gestalten lassen, Ihre Social-Media Kanäle komplett betreuen lassen oder Teile Ihres Marketings abgeben und das zu einem guten Preis. Virtuelle Persönliche Assistenten sind aber sicher auch für Angestellte interessant. Auch wenn Sie auch kein Marketing betreiben müssen, kann für Sie ein Assistent zur Recherche sehr hilfreich sein. Sobald es um Themen geht, die keine wichtigen internen Informationen betreffen, wie Routinerecherchen kann ein Assistent Ihnen die Arbeit sehr erleichtern. Ich jedenfalls hatte mich nach gerade einmal zwei Wochen schon an meine Assistentin gewöhnt! Die Arbeitserleichterung war bereits jetzt spürbar und ich werde sicher in Zukunft weiterhin Ihre Dienste nutzen.

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Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

Kommentare (2) Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Iryna,
    mir geht es ähnlich. Als Selbständiger fallen wahnsinnig viele kleinere Aufgaben an. Das wird vor allem mit Kindern schnell schwierig. Ich habe mit meiner Assistentin auch gut Erfahrungen gemacht. Das hilft auch dabei, Aufgaben klar zu definieren! Das war meine Erfahrung mit virtuellen Assistenten. Ich musste mir klarer werden, welche Schritte ich konkret erledigen muss, damit ich Teile meiner Aufgaben erst abgeben konnte.

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  2. Hallo Michael! Ich habe bei http://www.eassistentin.de/ 2 eAssistentinnen ausprobiert.
    Mit einer arbeite ich nun sehr intensiv zusammen.
    Als Selbständige hilft sie mir sehr. Ich habe nun mehr Zeit für meine kleine Tochter.
    Ich kann die Unterstützung durch Virtuelle Persönliche Assistenten sehr empfehlen.

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