Mit Zeitmanagement beschäftigte ich mich das erste Mal vor einigen Jahren. Ich forschte damals zu meiner Dissertation, arbeitete nebenbei und war in einem Verein aktiv. Die Anforderungen konnte ich zwar irgendwie erfüllen, aber zu einem recht hohen Preis. Meine Arbeitstage wurden immer länger und ich hatte den Eindruck, einfach viel zu viel Zeit mit Arbeiten zu verbringen. Meine Work-Life Balance war aus dem Gleichgewicht geraten.

Wie geht man am besten mit der verfügbaren Zeit um? Vielleicht ist diese Frage aber irreführend und es ist sinnvoller Aufgaben anstatt Zeit zu strukturieren.
Quelle: http://www.blog.kranzkrone.de/2009/02/23/keine-zeit-zur-zeit/

Also begann ich über Organisation und Strukturierung von Arbeit nachzudenken, und wie man Arbeitsprozesse effektiver und weniger zeitraubend gestalten kann. Und so kam ich auf Zeitmanagement. Ich versuchte einige Hinweise von Lothar Seiwert, dem deutschen Experten auf diesem Gebiet, umzusetzen.

Der Ansatz hat einige gute Punkte, die Grundidee von Zeitmanagement nach Seiwert besteht darin, Tage und Wochen zu strukturieren und den einzelnene Aufgaben ein Zeitbudget zu geben. Dabei werden nur 60 Prozent der Zeit verplant, um Puffer für Unvorhergesehenes zu haben.

Ich habe von dieser Technik teilweise sehr profitiert, vor allem das Prinzip der Schriftlichkeit – also Zeitplanung und Arbeitsplanung konkret aufzuschreiben – ist sehr sinnvoll. Der Zeitmanagementansatz hat aber auf der anderen Seite meiner auch einige Nachteile, die für mich Zeitmanagement nicht praktikabel machten.

• Fehlende Projektplanung. Wie definiere ich sinnvoll Projekte und plane Aufgaben? Bei Zeitmanagement kommt dieser Aspekt schnell zu kurz, da es um eine Organisation von Arbeitszeit geht und nicht so sehr um Organisation von Tätigkeiten.
• Was sind Aufgaben? Ein häufiger Grund für Prokrastination besteht darin, dass Aufgaben nicht gut definiert sind. Das Management von Arbeitszeit gibt wenig Unterstützung dabei, Aufgaben zu definieren. Dieser Punkt ist vor allem dann wichtig, wenn man selbstständig ist, in der Wissenschaft oder in Projekten arbeitet.
• Unterbrechungen und Informationsmanagement. Ein Anruf, eine Mail, eine Nachrecherche im Internet, eine Idee zu einem Projekt … Alles Unterbrechungen von Aufgaben, die man sich vorgenommen hat. Wie geht man mit diesen Anforderungen in der heutigen Arbeitswelt um?
• Strukturierter Umgang mit Zielen: Was sind überhaupt die eigenen Ziele, wie kommt man dort hin, welche Schritte muss man unternehmen?

Meiner Ansicht nach geht Zeitmanagement die Organisation von Arbeit von der falschen Seite her an. Anstatt sich zu überlegen, wie man Zeit organisiert, schien es mir sinnvoller zu sein, Aufgaben und Tätigkeiten zu strukturieren. Dazu mehr in den folgenden Artikeln.

Text: Michael Lindner