Wie Sie ein Sachbuch im Team schreiben

Wenn Sie ein Sachbuch schreiben wollen, ist das ein großen Aufwand. Anders sieht es aus, wenn Sie mit Anderen zusammenarbeiten. Im Team schreiben Sie ein Buch viel schneller und unterstützen sich gegenseitig mit ihrem Know-How. Kollaboratives Schreiben lohnt sich, braucht allerdings präzise Absprachen, um erfolgreich zu sein.

Unser Sachbuch Morgen weiß ich mehr. Intelligenter lernen und arbeiten nach der digitalen Revolution ist aus diesem Blog entstanden. Wir hatten zu Beginn, ehrlich gesagt, noch sehr wenig Ahnung von Bloggen, Vermarktung und Onlinepräsenz. Am Anfang von Digitalistbesser stand die Idee, eine Plattform für digitale Themen zu schaffen, die den digitalen Wandel kritisch-positiv beleuchtet. Dazu wollten wir unsere Expertise zur Digitalisierung einbringen. Nach einigen Jahren und vielen Artikeln später, entstand daraus die Idee zu einem Buch. Wenn wir schon so viel über digitale Geschäftsmodelle, digitales Lernen und die Arbeit der Zukunft zu sagen haben, warum nicht ein Sachbuch zu dem Thema veröffentlichen? Selbstverständlich wollten wir im Team zusammenarbeiten und so begann die gemeinsame Schreibarbeit zu unserem Sachbuch Morgen weiß ich mehr.

1. Das Konzept

Der erste Schritt für jedes Sachbuch ist ein Konzept, eine grundlegende Idee, worum es in dem Buch eigentlich geht. Das ist ein ganz wesentlicher erster Schritt: Zu Beginn brauchen Sie ein kurzes Exposée, indem Sie Ihr Thema umschreiben und eine vorläufige Gliederung aufstellen. Dieser Schritt ist beim kollaborativen Schreiben noch viel wichtiger. Erst mit einem gemeinsamen Konzept können Sie als Team konkret mit dem Schreiben beginnen. Wir hatten zu Beginn eine eher historische Idee, der ursprüngliche Arbeitstitel lautete Maschinenträume, wir wollten ein Buch dazu schreiben, welche Visionen und Ideen der Digitalisierung sich wie umgesetzt haben.

Bei diesem Konzept blieb es nicht – zum Glück! Diese erste Idee war zu sperrig und vor allem lief sie auf eine historische Arbeit hinaus und würde für unsere Zielgruppen, sagen wir mal, bestenfalls mäßig interessant sein. So entwickelten wir das Konzept weiter, was bei Buchprojekten häufiger geschieht; die ursprünglichen Konzepte entwickeln sich im Laufe eines Schreibprozesses weiter und werden konkreter. Das liegt schlicht daran, dass das Schreiben eines Sachbuchs einen Erkenntnisfortschritt bedeutet. Das ist dasselbe wie mit einer Abschlussarbeit, während des Schreibens erwerben Sie mehr Wissen und verstehen vieles besser, Sie erkennen, was ein Thema hergibt und was nicht. Ein Konzept anzupassen ist vollkommen normal, das ist bei unserem Sachbuch nicht anders gewesen.

Wir haben dabei gelernt, stärker in Zielgruppen zu denken. Das ist eine Perspektive, die sehr wichtig ist, wenn Sie ein Sachbuch schreiben wollen, das sich auch verkauft, oder mit dem Sie bekannter werden. Wir formulierten in den überarbeiteten Konzepten unsere Zielgruppen für das Buch: Trainer, Coaches, Berater, Designer und Menschen in der Weiterbildung, die stärker digitale Methoden und Tools nutzen möchten, sind unsere primären Zielgruppen. Damit wurde das Konzept runder und vor allem wurde uns viel klarer, für wen wir schreiben und was unsere potentiellen Käufer wahrscheinlich interessiert. Diese Konzeptarbeit ist wichtig und macht die Zusammenarbeit erst möglich, da Sie sich im Team auf einen gemeinsamen Inhalt einigen.

2. Die digitale Zusammenarbeit

Der zweite wichtige Punkt ist die digitale Zusammenarbeit. Wenn Sie ein Buch als Team schreiben wollen, sollten Sie auf jeden Fall einige digitale Tools für die Zusammenarbeit einsetzen. Ansonsten schicken Sie Worddokumente hin und her und verlieren bei einem größeren Buchprojekt ganz schnell den Überblick. Wir haben für den Schreibprozess vier Programme und Dienste genutzt, um das gemeinsame Schreiben zu erleichtern. Für die informelle Notizsammlung legten wir ein Evernote-Notizbuch für das Projekt an. Evernote bietet sich für digitale Notizen an, Sie können mit dem Tool auch Webseiten speichern und mit anderen teilen. Wir nutzen Evernote vor allem als Ideen- und Notizsammlung: Webseiten zu den Themen des Buches, ähnliche Sachbücher, Informationen zu den Zielgruppen, all das landete in einem gemeinsamen Notizbuch, auf das wir gemeinsam Zugriff hatten.

Für das Schreiben setzten wir auf Google-Docs. Unter Google können Sie Texte erstellen und bearbeiten, Google-Docs bietet einen kompletten Wordeditor, mit dem Sie als Team einen Text erstellen, kommentieren und verbessern. Das Schöne an Google-Docs ist, dass die Texte immer gleich aussehen. Ein Dokument unter Google-Docs wird auf Google gespeichert und im Browser bearbeitet. Die Formatierung, Schriftart, Absätze und Abstände sind also für alle Bearbeiter des Textes identisch und hängen nicht von einer bestimmten Wordversion ab. Sie sehen dieselben Seiten und können sogar Texte simultan bearbeiten, es gibt unter Google-Docs keine Versionskonflikte. Alternativen zu Google-Docs sind Draft, ein Online-Texteditor, Etherpad und Gobby. Diese Tools orientieren stärke an klassischen Editoren, haben eine einfachere Oberfläche als Google und unterstützen Markdown.

Für die Endfassungen sind wir auf Dropbox umgestiegen. Wir haben das Manuskript aus Google-Docs zu einem Worddokument umgewandelt und in einen gemeinsamen Dropboxordner weiter bearbeitet. So einfach Google für die Zusammenarbeit ist, der Editor in Google-Docs bietet nicht die Formatierungsvielfalt von Word. Ich kenne und nutze Dropbox zwar schon viele Jahre, neu war mir, dass Dropbox inzwischen sehr eng mit Word verknüpft ist. Wenn Sie ein Worddokument auf Dropbox in Word öffnen, können Sie innerhalb der Office-Umgebung auf Dropbox zugreifen, Texte kommentieren und verändern. Die Zusammenarbeit mit Dropbox funktioniert sehr gut, die simultane Bearbeitung läuft allerdings nicht so reibungslos wie bei Google. Wenn wir den Text parallel bearbeitet haben, hatte Dropbox manchmal Schwierigkeiten damit, die aktuelle Version zu erkennen. Für die Schlussbearbeitung war diese Umstellung aber sinnvoll, da wir nun die Formatierungsmöglichkeiten von Word nutzen konnten. Wir können beide Tools empfehlen, spätestens, wenn Sie ein Buch in ein besonderes Format setzten möchten, wenn Sie bestimmte Schrifttypen verwenden wollen, dann kommen Sie nicht an Word oder Pages vorbei.

Der letzte Punkt ist die Literaturverwaltung und hier setzten wir Zotero ein. Zotero ist ein freies Programm mit dem Sie Quellen aus dem Internet importieren und dann mit einem Worddokument verknüpfen können. Zotero kann Bücher aus Amazon und Bibliothekskatalogen importieren, die Quellen in Zotero lassen sich auch online speichern und im Team bearbeiten. Das klingt zu Beginn vielleicht etwas übertrieben, aber bei einem Sachbuch haben Sie schnell über zehn Seiten Literatur zusammen. Zotero macht die Erstellung eines Literaturverzeichnisses spielend einfach, Sie können ihre Quellen mit einem Mausklick in ein anderes Format setzen und auch nach dem Buch weiterverwenden. Ich habe bei meiner ersten Abschlussarbeit das Literaturverzeichnis noch händisch gesetzt, ein „Spaß“, mit dem Sie gut und gerne mehrere Tage beschäftigt sind. Mit Zotero erstellen Sie ein vollständiges Literaturverzeichnis per Knopfdruck, inklusive Korrekturlesen sind Sie in zwei bis drei Stunden fertig. Auch die Arbeit mit der Literatur geht mit Zotero sehr einfach, Sie haben alle Informationen in der Literaturdatenbank zusammen, können Ihre Einträge verschlagworten, Exzerpte ablegen und haben einfach Zugriff auf Informationen wie den Zeitpunkt der Erstellung oder auf Links zu den Quellen. Die Arbeit mit Zotero kann sogar richtig Spaß machen!

3. Das Schreibteam

Write. Rewrite. When not writing or rewriting, read. I know of no shortcuts.
Larry L. King

Irgendwann muss es natürlich an das Schreiben gehen, nach der Planung und Organisation ist das der nächste große Schritt. Gemeinsames Schreiben ist eine Herausforderung, da Sie sich auf die Arbeitsweisen der anderen Person(en) einstellen müssen. Ich empfinde das Schreiben, vor allem bei längeren Texten, als eine schwierige Aufgabe, die sich nur schwer planen lässt. Ich komme schlecht mit der planenden Schreibstrategie zurecht, in der erst ein Konzept entwickelt wird, nach dem dann der Text geschrieben wird.

Vom Schreibtyp gehöre ich eher zu den intuitiven oder redaktionellen Schreibern, das heißt, ich schreibe meistens erst einmal los und entwickle dann in einem zweiten Schritt eine Struktur, zumindest halte ich es so bei komplexen Texten. Egal welcher Schreibtyp Sie sind, ich habe immer wieder die Erfahrung gemacht, dass vor allem lange Texte häufige Überarbeitungen brauchen und eine eher lockere Zeitplanung. Schreiben ist für mich immer auch ein Denkprozess in dem ich ein Thema durcharbeite und das heißt, die erste Fassung wird bei mir immer stark überarbeitet oder sogar ganz verworfen.

Für das gemeinsame Schreiben sind also präzise Absprachen notwendig, auch um verschiedene Arbeitstypen zu berücksichtigen. Sie müssen sich absprechen, wer was genau macht und erledigt, wer welche Texte schreibt und natürlich bis wann das geschieht. In kleinen Schritten schreiben und früh mit dem Schreiben beginnen ist wichtig, um ein Gespür für die Formulierungen des anderen zu bekommen und die Texte abzustimmen. Wir haben für das Buch einige Redaktionssitzungen abgehalten, in denen wir unsere Texte besprachen und abstimmten. Für die einzelnen Kapitel setzten wir uns im Schreibprozess Meilensteine und etablierten damit eine grobe Zeitplanung, um das Projekt voranzutreiben. Diese Methode hat sehr gut funktioniert, die Zeitplanung hat Druck aufgebaut, war aber überschaubar und grobmaschig. Nach meiner Erfahrung mit diesem Buchprojekt halte ich kleine klar definierte Ziele und Arbeitsphasen für sinnvoll. Wir sind in dem Projekt immer dann gut vorangekommen, wenn wir auf konkrete, kleine Ziele hingearbeitet haben.

Eine gute Darstellung eines kollaborativen Schreibprozesses in einzelnen Abschnitten finden Sie auf der Seite CoScience. Für den Schreibprozess empfehlen die Autoren sogenannte Book-Sprints, in denen Teams in einzelnen Phasen ein Buch erstellen. Das Verfahren ist an das agile Projektmanagement angelehnt und sieht klar definierte Schritte für die Entwicklung eines Buchs vor: a) Konzept erstellen, b) Gliederung erstellen, c) Schreiben, d) Korrekturen und Zusammenführen der Texte und d) Publikation des Buches.

In der ursprünglichen Version schreiben mit dieser Methodik mehrere Autoren ein Buch in 5 Tagen. Das klingt ziemlich krass, allerdings muss man dazu sagen, dass bei diesen Book-Sprints 10 bis 15 Autoren zusammenarbeiten und eine erfahrene Person den ganzen Prozess organisiert. Diese Verfahren lässt sich aber auch anwenden, wenn Sie ein kleineres Team haben und einen Text mit einem längeren Zeithorizont schreiben. Sie können mit dieser Methodik Textteile oder Kapitel in Sprints bearbeiten. Sie erstellen zunächst ein Konzept für ein Kapitel, dann eine Kapitelgliederung, danach kommt das Schreiben und dann die Phase mit Korrekturen, Zusammenführen und Redaktion. Am Ende des Sprints steht dann eine erste Version des Kapitels.

Ein solches schrittweises Vorgehen mit klaren Aufgabendefinition ist hilfreich für ein erfolgreiches kollaboratives Projekt. Beim Schreiben ist es generell sinnvoll, einzelne Arbeitsphasen zu trennen. Konzeption, Schreiben und Überarbeitung sind drei separate Arbeitsphasen, die möglichst getrennt abgearbeitet werden sollten. Das gilt noch mehr beim kollaborativen Arbeiten. Wir haben am Anfang die Zeit unterschätzt, die Überarbeitungen und Angleichung der Texte benötigten. Wenn Sie das gegenseitige Kommentieren, Angleichen und die redaktionelle Überarbeitung als eigenständige Arbeitsschritte auffassen, wird ihre Zeitplanung realistischer. Der Text wird schneller fertiggestellt und die Autoren können sich besser aufeinander abstimmen, da in dem Sprintprozess auch die Kommentierung und Überarbeitung eingeplant ist.

Die Zeitplanung stellte sich beim Schreiben immer wieder als kritischer Punkt heraus. Bei einer sinnvollen Zeitplanung ist es wichtig, die Zeitressourcen aller Beteiligten zu berücksichtigen. Vor allem, wenn die Mitglieder des Schreibteams nicht nur als Schriftsteller arbeiten, sondern noch anderen Brotjobs nachgehen, wie das bei uns der Fall ist. Dieser Punkt führt schnell zu viel Frust und wir haben das am Anfang unterschätzt. Wenn Sie konkrete Arbeitsschritte definiert haben, müssen Sie für eine realistische Zeitplanung die Arbeitszeit einschätzen und dann konkret planen, bis wann die Aufgaben erledigt werden können. Das bedeutet einen gewissen Planungsaufwand, Sie vermeiden aber Frustrationen und gewährleisten, dass Sie regelmäßig an Ihrem Schreibprojekt dranbleiben.

4. Die Stärken des Teams nutzen

Die faszinierendste Erfahrung beim kollaborativen Schreiben sind die Synergieeffekte, die Sie im Team nutzen können. Schon bei der Texterstellung ist es fantastisch, dass Sie sich auf einzelne Aspekte konzentrieren können und dennoch ein komplettes Buch entsteht. Ich habe inhaltlich mein Wissen zum Selbstmanagement und zu diversen Tools eingebracht, Marcus Klug konnte sein Know-How bei digitalen Geschäftsmodellen und Formaten einbringen. Auch bei anderen Aufgaben und der Vermarktung profitieren Sie vom Wissen verschiedener Teammitglieder. Marcus Klug kümmerte sich um die Bebilderung und das Design, ich übernahm den Bereich Literaturverwaltung und konnte meine Erfahrung in der Gestaltung von Arbeitsprozessen einbringen.

Sie profitieren in einem Schreibteam von den Stärken der Mitglieder, das ist meine positivste Erfahrung beim gemeinsamen Schreiben. Es macht Spaß, wenn Sie mit ihren Stärken glänzen können und nicht alle Aufgaben selbst erledigen müssen. Zu jeder gelungenen Teamarbeit gehört, dass die Mitglieder ihre Stärken und Ressourcen einbringen und das funktionierte sehr gut bei unserem kollaborativen Buchprojekt.

Vor allem bei der Vermarktung und dem Verkauf können zwei Personen verschiedene Netzwerke ansprechen, wir profitierten bei unsere Crowdfunding-Aktion schon sehr davon, dass wir zu zweit die Informationen zum Buchprojekt weit streuen konnten. Kollaboratives Schreiben lohnt sich und ist heute mit digitalen Schreibtools einfach umsetzbar. Die Abstimmungsprozesse beim gemeinsamen Schreiben brauchen Zeit, aber Sie können als Team viel schneller ein Buch erstellen und profitieren vom Know-How der verschiedenen Autoren.

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

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