So schön Teamarbeit klingt, sie erfordert ständige Abstimmungen und Informationsaustausch. Die elektronische Kommunikation im Team zerfleddert aber häufig den Projektablauf zusätzlich. Wenn Sie eine einfache Lösung suchen, um Projektfortschritte, Kommunikation und Aufgaben an einer Stelle zu bündeln, dann könnte Asana für Sie genau das Richtige sein.
Bei den meisten Projekten, an denen ich arbeitete, war häufig die Kommunikation der entscheidende Faktor. Nicht allen war immer klar, woran genau gearbeitet wird, was die Ziele waren und auch der Projektfortschritt blieben häufig undeutlich. Nun bin ich ein klarer Befürworter von pragmatischen, einfachen Lösungen und von direkter Kommunikation, die im Fall von Projektarbeit das A und O ist. Mir behagt es nicht, organisatorische Fragen unnötig digital aufzublähen und nach meiner Erfahrung funktioniert die Teamarbeit vor allem dann, wenn man persönlich miteinander spricht. Gerade aber bei der digitalen Zusammenarbeit im Team ist das doch nötig, sich etwas Gedanken über die virtuelle Zusammenarbeit zu machen. Sehr häufig werden bei der digitalen Teamarbeit einfach Mails herumgeschickt mit den aktuellen Informationen oder den wichtigen Dokumenten und das macht die Zusammenarbeit unnötig schwer.
So naheliegend und unkompliziert das auf den ersten Blick ist, hat diese Art des Austausches ab einer bestimmten Komplexität ihren Haken. Was sind die aktuellen Dokumente? Sind alle wirklich auf demselben Stand? Und arbeiten auch wirklich alle an den wichtigen Punkten? Für Dokumente gibt es schon seit längeren Clouddienste wie Dropbox, womit Sie einen Ort für alle Dokumente haben und alle Teammitglieder darauf zugreifen können. Mit den Googledocs wird die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten noch einfacher. Wenn Sie aber noch zusätzlich den Projektfortschritt und die Verwaltung von Aufgaben im Team organisieren wollen, bietet Asana eine ausgereifte Oberfläche, die zudem relativ intuitiv zu bedienen ist.
Dashboards, Projekte und Aufgaben
Wenn sie sich bei Asana.com angemeldet haben, landen Sie schon auf der oberste Ebene. Generell gibt es bei Asana sogenannte Dashboards, also eine große Übersicht zu allen Ihren Projekten. Auf dieser Seite können Sie dann neue Projekte definieren. Das geht sehr simpel und einfach, mit einem Mausklick auf den Schalter “New Project” legen Sie ein neues Vorhaben an. Projekte sind in Asana schlicht Listen mit To-Dos oder Aufgaben, alles was Sie in dem Projekt planen wird einfach als Aufgabe bezeichnet. Jedes Projekt können Sie selbstverständlich auch mit anderen Personen teilen und so können Sie in Ihrem Team mit Asana zusammenarbeiten.
Aufgaben erstellen mit Asana geht ganz einfach: Mit der Schaltfläche “Add Task” oder einem Druck auf die Returntaste erstellen Sie eine neue Aufgabe. Diese können Sie einer Person zuordnen, verschlagworten oder mit einem Dokument versehen. Asana bietet eine Schnittstelle zu GoogleDocs, zur Dropbox oder Ihren Rechner, Sie können also alle wichtigen Dokumente verlinken und einer Aufgabe zuordnen. Das Dokument bleibt auch dann noch auffindbar, wenn Sie die Aufgabe erledigt haben. In dem Reiter “documents” auf der Projektseite finden Sie alle Dokumente, die mit diesem Projekt verknüpft wurden, ganz egal, ob die Aufgabe bereits erledigt ist. Damit haben Sie sehr einfach alle relevanten Dokumente und Informationen in Ihrem Projektmanagementtool zusammen.
Ganz besonders gelungen ist die Kommunikationsfunktion. Mit Asana können Sie alle Aufgaben und Projekte kommentieren oder einfach zu den Projekten verschiedene Posts schreiben. Alles ist kommentierbar, Sie können also mit dem Tool die Kommunikation und die aktuellen Aufgaben sehr einfach im Überblick behalten. Ganz egal, ob es um den allgemeinen Fortschritt geht, um Fragen rund um eine Aufgabe oder um eine Diskussion zu einem Termin, Sie haben die gesamte Projektkommunikation mit Asana sehr übersichtlich an einer Stelle zusammen. Mir persönlich gefallen auch die kleinen Projektmanagementfunktionen bei Asana sehr gut. Für jedes Projekt können Sie sich einen Fortschritt anzeigen lassen, die Deadline und den Status festlegen. Hier ist natürlich auch eine Kalenderfunktion integriert. Asana zeigt alle Aufgaben, die eine Deadline haben in einem Kalender an. Diese Kalendersicht lässt sich in alle gängigen Formate exportieren, Sie bekommen also mittels ICal die Deadlines Ihres Projektes auch in ihrem normalen elektronischen Kalender zu sehen. Asana lässt sich ohne große Probleme erlernen, und funktioniert sehr gut für die Teamarbeit. Wenn Sie ein komplexeres Projektmanagement brauchen ist es sicher nicht das passende Tool. Mit Asana lassen sich keine Kosten erfassen oder Abhängigkeiten von Aufgaben berechnen. Sie haben also nicht die Funktionalität einer komplexen Projektmanagementsoftware. Dafür punktet Asana mit großen Einfachheit und einer guten Schnittstelle für die Kommunikation.
Zusammenarbeit leicht gemacht
Ich selbst war sehr begeistert von der Funktionalität des Tools! Wir verwenden Asana für unser Buchprojekt “Morgen weiß ich mehr”. Sehr gut lässt sich mit Asana der Fortschritt eines Projekt sehen und was die anderen Personen erledigen. Das Programm zeigt Fortschritt und erledigte Aufgaben an und Sie müssen nicht mehr eine Gruppe über jede Kleinigkeit per Mail benachrichtigen. Asana funktioniert wie eine große To-Do Liste, deshalb ist es sicher sehr einfach zu erlernen, das Programm setzt vor allem auf Transparenz, für alle Mitglieder eines Projekt ist prinzipiell alles sichtbar. Es geht um eine flexible, offen Planung, das Programm ist hier vom agilen Projektmanagement inspiriert. Asana läuft im Browser, deshalb können alle Teammitglieder sofort starten, es ist keine Installation von Software erforderlich. Dazu gibt es auch eine App, Sie können die aktuellen Schritte also auch mit Ihrem Smartphone verfolgen.
Was das Tool besonders macht ist die Inbox, alle Vorgänge und die Kommunikation läuft hier zusammen. Wenn die Teammitglieder etwas erledigt haben, steht dort eine Notiz, genauso wenn Sie eine neue Nachricht bekommen oder ein neuer Beitrag gesendet wurde. Ich finde das Programm sehr praktisch und übersichtlich und kann es für kleinere Projektarbeiten auf jeden Fall empfehlen.
Wollen auch Sie in Zukunft intelligenter lernen und arbeiten?
Sie wollen wissen, wie Sie in Zukunft intelligenter lernen und arbeiten können und wie Utopien Ihnen dabei helfen, die Gestaltung Ihrer Arbeit aus einer anderen Perspektive zu betrachten? Dann sollten Sie unbedingt auch den Video-Kanal zu unserem Sachbuch “Morgen weiß ich mehr” kostenfrei abonnieren. In den nächsten Monaten folgen nämlich noch zahlreiche Impulse und Interviews mit außergewöhnlichen Persönlichkeiten in diesem Kanal, etwa ein Skype-Interview mit dem Berliner Journalisten und Bestseller-Autoren Markus Albers zur Zukunft der Arbeit.
Video-Kanal kostenlos abonnieren: https://www.youtube.com/channel/UCpeZncNtJnRhM8npO0uy3Yw
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Mehr zu diesen Themen können Sie in unserem Buch “Morgen weiß ich mehr” erfahren, das im Sommer 2016 erscheinen wird. In diesem Buch beschreiben wir die Entwicklung der digitalen Arbeitswelt und des digitalen Lernens. Auf unserer Startnextseite können Sie uns mit einer Spende dabei unterstützen, das Buch herauszubringen: www.startnext.de/morgen-weiss-ich-mehr. Wir freuen uns über Ihre Unterstützung! Spender erhalten das E-Book gratis und bekommen Zugang zu weiteren exklusiven Inhalten.