Touch it once: Tiki-Taka für das Selbstmanagement

Die Bloggerin Ann Mehl beschreibt in diesem kurzen Artikel 12 Prinzipien erfolgreichen Zeitmanagements. Das Prinzip „Touch it once“ halte ich für sehr wichtig im Umgang mit Mails und generell mit digitalen Informationen. Diese Technik ist, gerade in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt, wesentlich um mit der Vielzahl von Informationen umgehen zu können. Das Prinzip „Touch it once“ bedeutet, Mails nur einmal anzufassen und dann schnell weiter zu organisieren oder zu verarbeiten. Genauso kann man mit anderen Anfragen, Informationen oder Input umgehen. Man behandelt die Information wie den Ball in einem Kurzpassspiel: Ich greife die Information auf, erfasse die wesentliche Information, entscheide schnell, was damit zu tun ist und gebe die Information dann weiter.

Beim Kurzpassspiel wird der Ball schnell weitergegeben. Genauso kann man mit Mails und Informationen umgehen. Quelle: http://www.trainingsworld.com/training/techniktraining/tiqui-taca-trainiert-modernen-fussball-2340953.html

„Touch it once“ bedeutet nicht, dass man alles sofort erledigen muss, das würde auch den Arbeitsfluss sehr stark unterbrechen. Wenn man buchstäblich alles, von einer aufwändigen Konzeption, bis zu einer schnellen Email sofort erledigt würde, wäre das Selbstmanagementsystem bald am Ende. Etwas sofort erledigen ist wichtig, aber nur eine Möglichkeit mit eingehenden Informationen umzugehen. Bei diesem Selbstmanagementsystem erledigt man jede eingehende Information dann, wenn die Aufgabe nicht länger als 2 Minuten dauert. Erfordert die Information dagegen eine längere Aktion, wird sie in ein Ablagesystem ablegen. Von dort aus kann ich dann wieder auf die Information zurückgreifen, wenn ich sie benötige.

Der Vorteil dieser Regel liegt darin, dass man viel Zeit für Entscheidungen spart und vor allem schnellere Entscheidungen trifft. Und schnellerer Entscheidungen entlasten das Gehirn, das ansonsten mit halbfertigen oder halbherzigen Entscheidungen belastet wird. Dieses Vorgehen ist ziemlich effektiv. Ein volles Emailpostfach mit 30 bis 50 Mails am Tag (nach Spam) lässt sich auf dieses Weise schnell und effektiv von oben nach unten abarbeiten. Es gibt allerdings einen (kleinen) Haken: Um diese Regel umzusetzen, braucht man ein effektives Ablagesystem, indem ich jede Information so ablegen kann, dass ich sie ohne Probleme wieder aufrufen und verwenden kann. Dazu mehr in den folgenden Artikeln.

Text: Michael Lindner

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

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