Tags in Evernote einsetzen

Urs Wehrli. Quelle: http://www.langweiledich.net/2011/08/ordnungszwang-alphabetisierte-buchstabensuppe/Evernote ist ein leistungsstarker Internetdienst, mit dem man sehr unkompliziert persönliche Notizen, Bookmarks und Webseiten verwalten kann. Notizen und Webseiten lassen sich in Evernote sowohl in Notizbüchern ablegen als auch mit „Tags“ versehen. Auf den ersten Blick ist das eine etwas verwirrende Doppelstruktur: Wie kann man Notizbücher und Tags in Evernote am besten einsetzen, um die gespeicherten Informationen zu organisieren?

Mehrere Möglichkeiten machen manchmal Dinge komplizierter, so ist das auch hier bei der Frage, wie man Tags und Notizbücher bei Evernote verwenden sollte: Neue Notizen, Webseiten oder Dateien kann man entweder einem Notizbuch zuordnen, genauso gut kann man beliebig viele Schlagwörter verwenden, um die Information zu beschreiben. Wie baut man also eine sinnvolle Struktur für die eigenen Informationen in Evernote auf?

Tags haben gegenüber Notizbüchern oder Ordnerstrukturen einen sehr großen Vorteil, sie lassen sich sehr flexibel einsetzen und verwenden. Ich kann Notizen in Evernote immer nur einem Notizbuch zuordnen, aber mit ganz unterschiedlichen Schlagwörtern versehen. Notizbücher bei Evernote funktionieren genauso wie die Ordner in einem Betriebssystem, jede Datei wird eindeutig in einem spezifischen Ordner oder Notizbuch abgelegt. Damit ergibt sich eine hierarchische, eher starre Struktur, in der die Daten organisiert sind. Dagegen kann man ein und dieselbe Notiz durch verschiedene Schlagwörter beschreiben und damit findet sich die Notiz in ganz unterschiedlichen Zusammenhängen wieder. Das kann von Vorteil sein, da man so die verschiedenen Aspekte eines Themas sieht. Es spielt auch keine Rolle, über welche Zusammenhänge und Begriffe man auf die Notiz stößt. Wenn man mehrere Schlagwörter verwendet, kann man die Notiz auch nach längerer Zeit leichter wiederfinden, da sie durch die Schlagwörter unter verschiedenen Begriffen zu finden ist. Mit „Tags“ entwickelt man also eher ein flexibles semantisches Netz anstatt eine hierarchische Ordnungsstruktur zu entwerfen.

Tags – die besseren Notizbücher

Es spricht also einiges dafür, fast ganz auf Notizbücher zu verzichten und die Notizen einfach mit Schlagwörtern zu ordnen. Einen solchen minimalistischen Ansatz schlägt beispielsweise Herbert Hert vor (Tags – die besseren Noizbücher). Man braucht also nur noch ein Notizbuch mit einem Titel wie „Eingang“ oder „Unsortiert“, das als Standardnotizbuch geführt wird. In diesem Notizbuch landen alle Mitteilungen, Webclips, Blogartikel oder Bilder, die man im Laufe des Tages ansammelt. Die Notizen werden dann in dieser „Inbox“ mit Schlagwörtern versehen und in ein zweites Notizbuch mit einem Titel wie „Ressourcen“, „Sortiert“ u.ä. abgespeichert. Das bedeutet, die Notizbücher dienen nur noch dazu anzuzeigen, ob man die Notizen sortiert hat oder nicht, die Ordnungsstruktur entsteht dann durch die vergebenen Schlagwörter. Mit diesem Verfahren kann man Notizen und Fundstücke unkompliziert sammeln und regelmäßig sortieren, man braucht keine komplizierte Doppelstruktur zu führen und hat alles Notizen weiterhin gut im Überblick.

Wie organisiert man dann am besten die Schlagwortliste in Evernote? Man kann Schlagworte bei Evernote weiter differenzieren, also unter einem Schlagwort sogenannte „Subtags“ definieren, damit lässt sich eine Schlagwortstruktur mit mehreren Ebenen entwickeln. Man kann also eine ausdifferenzierte Liste entwickeln mit Schlagworten und Unterschlagworten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Schlagwortliste ohne weitere Differenzierung zu führen. Beide Verfahren haben ihre Vor- und Nachteile.

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Organisation mit einer Subtagstruktur

In einem Webtutorial zeigt Cameron Plommer eine solche ausdifferenzierte Tagstruktur (Evernote Tutorial 4 – The Power of Tags). Ein Schlagwort hat in diesem Video teilweise bis zu fünf Unterschlagworte(!). Eine solche Organisation hat den Vorteil, dass die Informationen auf den ersten Blick ziemlich übersichtlich geordnet sind, man sieht auf den ersten Blick die Über- und Unterpunkte zu einem Thema. Der große Nachteil dieser Methode liegt vor allem darin, dass man sich ein halbwegs funktionierendes System überlegen und pflegen muss. Da man auch „Tags“ und „Subtags“ nicht doppelt verwenden kann, kann diese Systematik auch zu einer aufgeblähten Organisationsstruktur führen. Wenn man beispielsweise zwei Blogs führt und für diese Blogs Subtags definiert hat, könnte man dieselben nicht für beide Blogs verwenden. Wenn man also für den Blog „Digitalistbesser“ die Subtags: „Material“, „Artikel“ und „Ideen“ verwenden möchte, ginge das für den zweiten Blog nicht mehr. Für solche Fälle müsste man entweder einen neuen, allgemeineres Oberbegriff finden, oder man kann bestimmte Präfixe einführen, um Subtags zu differenzieren.

Dieses Verfahren wird auf den Hilfeseiten von Evernote beschrieben (Organizing Tags, subtags, parent-tags and child-tags). Man hätte dann beispielsweise eine Struktur wir „Digitalistbesser“ und die Subtags „Dib:Material“, „Dib:Artikel“ und „Dib:Ideen“. Genauso kann man dann ähnliche Subtags mit anderen Vorsilben für ein zweites Blog einführen.

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Tagstruktur mit Präfixen. Die Subtags tragen immer den Präfix „home“. Quelle: http://discussion.evernote.com

Der Vorteil eines solchen Systems liegt darin, dass man auch bei sehr vielen Notizen einen guten Überblick behält. Man kann sich relativ schnell innerhalb eines Schlagwortsystems bewegen und sieht schnell, wie die Themen geordnet sind. Der Nachteil liegt aber auch deutlich auf der Hand. Es kann ziemlich kompliziert sein, ein solches System aufzubauen und zu pflegen. Ich muss mir zunächst ein halbwegs vollständiges Ordnungssystem überlegen und was passiert dann, wenn ich eine Notiz anlege, die nicht in die existierende Struktur passt? Lege ich ein neues Schlagwort an, oder einen Subtag? Es kann also relativ kompliziert sein, ein solches „Tag-Subtagsystem“ zu pflegen.

Eine weitere Sache stört mich an dieser Ordnungssystematik: Man entwickelt mit einer solchen Organisation wieder eine hierarchische Struktur – zumindest auf der Oberfläche. Wenn ich Tags und Subtags verwende, kopiere ich quasi eine Ordnungsstruktur mit Ordnern und Unterordnern. Der eigentliche Witz von Schlagwörtern besteht aber eben darin, keine hierarchische, sondern eine eher locker verbundene horizontale Struktur aufzubauen, in der Quervernetzungen möglich sind. Verwendet man eine „Tag-Subtagstruktur“ kopiert man einfach eine Ordnerstruktur, wie sie von Windows eingeführt wurde.

Organisation mit einer offenen Schlagwortliste

Die Alternative besteht darin, einfach eine alphabetische Schlagwortliste zu verwenden, ohne weitere Substrukturen einzuführen. Die Einführung ist hier relativ einfach, man verwendet einfach nur verschiedene Schlagworte und sollte nur für etwas für Stringenz bei der Vergabe sorgen, um keine Doppelbelegungen zu haben. Es ist sinnvoll, zu entscheiden, ob man für Schlagworte Singular oder Plural verwendet und bei ähnlichen Begriffen, welche man verwenden will und welche nicht. Im Laufe der Zeit sollte man sicher auch die Schlagworte gegebenenfalls etwas reduzieren oder zusammenfassen wenn es notwendig ist. Der Pflegeaufwand hält sich dann aber hier in Grenzen, man braucht nicht mehr entscheiden, wie man genau welche neue (Unter)Schlagworte einführt, sondern man kann die bestehende Liste einfach erweitern, ohne sich all zuviel Gedanken machen zu müssen. Der Nachteil besteht darin, dass Evernote unübersichtlich werden kann, vor allem, wenn man viele Notizen (zu vielen Themen) mit vielen Schlagworten

Alte Töpfe hängen an Haken nebeneinander. Quelle: http://de.123rf.com

Alte Töpfe hängen an Haken nebeneinander. Quelle: http://de.123rf.com

angesammelt hat. Auf den ersten Blick ist eine solchen Organisation nicht mehr so übersichtlich nach Themen und Unterthemen geordnet. Der große Vorteil liegt hier sicher darin, dass der Pflegeaufwand viel geringer ist. Die Liste lässt sich erweitern, man kann einfach neue Schlagworte einführen, ohne lange überlegen zu müssen, ob nicht ein Unterschlagwort sinnvoller wäre etc.

Beide Systeme haben also ihre Vor- und Nachteile und man sollte sich entscheiden, welches man verwendet. Ich nehme aufgrund des geringeren Pflegeaufwandes die offene Schlagwortliste. Ein Punk ist für die Praxis noch wichtig: Wie kann man mit einer Schlagwortliste die aktuellen Projekte besser fokussieren?

Aktuelle Projekte abtrennen

Hier gibt es ein einfaches Verfahren, das für beide Organisationssysteme funktioniert. Anstatt eine einzige große Liste zu führen, kann man die aktiven und aktuellen Projekte nochmals von der allgemeinen Liste abtrennen. Man kann bei jedem Tag zu Beginn einen Punkt, einen Strich oder ein @-Zeichen setzten, wodurch das Schlagwort vor den Buchstaben ganz am Anfang der Liste eingeordnet wird. Das finde ich relativ praktisch, um die Materialien für die aktiven Projekte zu Beginn der Liste im Überblick zu haben.

Ein Beispiel: Wenn ich ein Seminar oder einen Vortrag vorbereite, sammle ich dazu Materialien und Ideen. Diese Notizen werden mit den ganz normalen Schlagworten versehen, haben zusätzlich aber noch das Schlagwort „@Seminar xy“ oder „.Präsentation-Transparenz“. Alle Tags mit einem Punkt oder einem @-Zeichen werden ganz oben einsortiert, damit hat man bei Evernote immer die aktuellen Projekte ganz oben in der Schlagwortliste. Wenn dann das Projekt abgeschlossen ist, kann man einfach diesen spezifischen „Projekttag“ löschen. Die Notizen bleiben damit immer noch sauber verschlagwortet, nur das aktive Projekt verschwindet unter Evernote.

Dieses Verfahren ist auch sehr praktisch, wenn man Materialien für das Publizieren sammelt. Angenommen, man möchte über Twitter oder Social Media einen Artikel oder ein Buch schreiben, mit dem Titel „Die Macht von Twitter“. Dann kann man die gesammelten Materialien mit den „normalen“ Tags „Social Media“ oder „Twitter“ versehen. Dazu verwendet man zusätzlich einen Projekttag mit einem . oder einem @-Zeichen am Anfang, die Materialien tauchen dann am Anfang der Schlagwortliste unter „@Macht-Von-Twitter“ auf. Ist das Buch oder der Artikel abgeschlossen, braucht man einfach nur das Projektschlagwort löschen, die Materialien verschwinden dann vom Anfang der Schlagwortliste, bleiben aber in der normalen Ablagestruktur weiter gespeichert.

Text: Michael Lindner

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

Kommentare (3) Schreibe einen Kommentar

  1. Ich benutze Tags ebenfalls als primäres Mittel zur Organisation meine Notizen in Evernote. Dennoch haben die Notizbücher für mich eine Existenzberechtigung. Ich teile Teile meiner Notizen mit Anderen. Hier hier grenzen die Notizbücher die Zugriffe ab, weil das Sharing nur auf der Ebene der Notizbücher geht. Daher geht es für mich nicht ohne mehrere Notizbücher.

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  2. Hi,

    cooler Beitrag! Hat mich dazu bewegt, mein System nochmal zu überdenken. Ein wichtiger Punkt bei dem System mit den Subtags ist auch, dass man sich „künstliche“ Überpunkte anlegt, nur um die Subtags besser sortieren zu können.

    Ein Beispiel
    Ich habe folgende Struktur angelegt: e-Books-> programming -> JavaScript. Ich werde bei diesen Tags vermutlich nie nach e-Books oder programming suchen, da ich eigentlich immer etwas zu JavaScript wissen will, wenn ich dazu eine Information suche.

    Hmm, man könnte sich eventuell auch noch überlegen, nur die untersten Tags einzusetzen …
    Man hat dann aber wieder Probleme, wenn man JavaScript auch an einem anderen Punkt taggen will (z.B. unter Programmiersprachen).

    Was haltet ihr davon?

    Dankeschön

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    • Hallo Nico,

      Da sprichst Du einen wichtigen Punkt an. Wenn man eine Subtagstruktur verwenden möchte, ist es sicher sinnvoll, sich ziemlich abstrakte Überpunkte zu überlegen. Dann ist es einfacher mit den Subtags und man kann eine Ordnungsstruktur ziemlich übersichtlich gestalten. Die Notizen kann man auch einfach nur mit den Subtags verschlagworten, man muss nicht alle Tags in der Hierarchie verwenden, die Überpunkte dienen dann nur für die Ordnung.

      Wenn Du ein und dasselbe Schlagwort an verschiedenen Stellen in einer Schlagworthierarchie verwenden möchtest, kommst Du um Präfixe nicht herum. In Deinem Beispiel, wenn also E-books die oberste Ebene sind, könntest Du die Untertags beispielsweise mit dem Präfix „eB“ versehen, dann ergibt das e-Books — eB-programming — eB-JavaScript oder etwas in der Art. Dann könntest Du den Tag „JavaScript“ unter Programmiersprachen mit einem anderen Präfix („PS“ u.ä.) versehen und Du hättest das Schlagwort sozuagen in zwei aufgespaltet.

      Das ist sicher machbar und ergibt auch eine schöne Ordnung in der Schlagwortliste. Für meinen Geschmack ist es zu umständlich und zu zeitintensiv, ich verwende ungern zu viel Zeit darauf, mir ausgeklügelte Ordnungssysteme zu überlegen. Mit einer offenen Schlagwortliste, ohne Subtags, geht die Verschlagwortung etwas pragmatischer: Du taggst einfach mit den entsprechende Kategorien: Also, die Notiz in Deinem Beispiel bekommt die Tags „e-Books“ „programming“ „JavaSkript“. Wenn nun eine Notiz zu Javaskript noch in anderen Kontexten auftaucht, gibt es kein Problem. Die andere Notiz trägt dann einfach die Tags „Programmiersprachen“ „JavaSkript“. Wenn Du im Evernoteclient das Schlagwort „Javaskript“ ausliest, kannst Du über die zusätzlich vergebene Schlagworte dann nach den relevanten Aspekten weiter sortieren.

      Liebe Grüße, Michael

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