Das Internet macht die Vernetzung und den Austausch von Informationen spielend einfach. Mit den heutigen digitalen Möglichkeiten können Sie sehr viel produktiver und einfacher arbeiten. Gleichzeitig sind mit digitalen Medien aber auch Ablenkungen und Zerstreuungen nur einen Mausklick entfernt, die Arbeit am Computer kann darunter enorm leiden.

Was bedeutet das für das Selbstmanagement? Wie kann man besser Informationen filtern und fokussiert arbeiten? Dazu spreche ich heute mit dem Selbstmanagementtrainer Thomas Mangold. Herr Mangold lebt in Wien und unterstützt Einzelpersonen und Unternehmen dabei, produktiver zu werden. Er bietet dazu Schulungen und Coachings an, ein Schwerpunkt von Ihm ist effizientes Arbeiten mit digitalen Tools wie Evernote.

Guten Tag Herr Mangold, Sie sind Trainer für Selbstmanagement. Was hat sich Ihrer Ansicht nach durch die Digitalisierung in den letzten Jahren geändert im Bereich der persönlichen Organisation und Produktivität?

Die Anforderungen durch das Computerzeitalter sind natürlich vielfältiger geworden, aber es gibt auch Tools, Apps und Programme, die man zur Unterstützung verwenden kann, die es früher so nicht gegeben hat. Im Moment kommen immer mehr dieser Programme, Tools und Apps auf den Markt, die sich eigentlich nur noch in Nuancen unterscheiden, der nächste größere Entwicklungsschritt wird noch kommen. All das macht die persönliche Organisation nicht unbedingt einfacher und viele Programme sind einfach zu komplex. Für mich ist es immer wichtig, dass ein Tool, eine App oder ein Programm die Dinge einfacher macht und nicht noch komplexer, als sie ohnehin schon sind.

„In den letzten Jahren ist es wichtig geworden,  schnell auf relevante Informationen zugreifen zu können. Einfach und schnell, das ist eine Herausforderung, die auch nicht jedes Tool schafft, es ist heute ganz wichtig, immer und überall auf Informationen zugreifen zu können.“

Kurz gesagt: Es gibt viele Möglichkeiten, sich digital zu organisieren und die Produktivität zu steigern, allerdings nicht viele einfache Tools, Apps und Programme dafür. Zu viele Tools, Apps und Programme mindern die Produktivität natürlich auch massiv. Wenn ich immer zwischen den einzelnen Programmen hin- und herswitchen muss, dann kostet das mehr Zeit und ist im Prinzip auch immer eine Störung. Deshalb sollte man sich auf eine Handvoll Apps und Tools konzentrieren, diese dann aber wirklich beherrschen und ordentlich anwenden.

Digitalisierung und produktives Arbeiten ist manchmal so eine Sache. Viele Menschen scheinen von der Technik überfordert zu sein und beklagen eine Informationsflut. Mails, Gespräche und die vielen Informationen die mit dem Computer kommen, müssen jeden Tag organisiert werden. Wie kann man die Arbeit am Computer produktiver gestalten?

Das ist in meinen Coachings und Trainings immer wieder ein Thema und ein massives Problem. Hierzu kann man aber ganz einfache, klare Regeln aufstellen, um mit den vielen Informationen sinnvoll umzugehen, entweder für sich, wenn man allein arbeitet oder in der Firma. Der erste Punkt ist die gezielte Planung: Was mache ich wann. Einfach eine Tagesplanung erstellen und festlegen, zu welchen Zeitpunkt ich was konkret erledige.

Bei den Mails ist ganz wichtig, Werbe-E-Mails zum größten Teil abzubestellen. Wir haben viel zu viel Schrott, den wir nicht brauchen. Viele Werbe-E-Mails oder Newsletter haben wir schon tausendmal überlesen und bekommen sie immer noch in den Posteingang. Dann besser gleich abbestellen. Bei Mails, wie bei vielen anderen Dingen hilft geblocktes Abarbeiten. Ein bis zweimal täglich das Mailprogramm öffnen, dann alle Mails nach gewissen Regeln abarbeiten und dann das E-Mailprogramm wieder schließen und es auch bis zum nächsten E-Mailcheck geschlossen lassen. Mit Regeln arbeiten ist ganz wichtig. Wenn etwa eine E-Mail von einer bestimmten Person kommt, dann schiebe sie gleich an einen bestimmten Ort. Auch für andere Aufgaben ist das geblockte Abbarbeiten ganz wichtig.

Das Multitasking, das durch den Computer und das digitale Zeitalter sehr leicht geworden ist, macht  keinen Sinn. Auch wenn ich jetzt leicht wechseln kann zwischen dem einem und dem anderen Programm und verschiedenen Projekten, so ist das doch immer wieder eine Störung. Ich bin durch Multitasking in meinem Arbeitsfluss unterbrochen und das ist natürlich schlecht.

Ganz wichtig ist es also, Ablenkungen ausschalten. Social Media, das Internet generell, Smartphones, all das sollte man am besten ausschalten, wenn man konzentriert arbeiten will. Jede Unterbrechung, jedes Pop-Up oder jedes Geräusch ist eine Störung, eine Ablenkung und damit natürlich Gift für produktives Arbeiten. Es ist sehr wichtig, immer nur an einer einzelnen Aufgabe zu arbeiten.

Und dann ist eine einfache Organisationsstruktur sehr wichtig, „keep it simple“ und das geht schon bei der Ordnerstruktur los. Ich habe schon Ordnerstrukturen gesehen mit zwanzig Unterordnern, so kann man natürlich nicht effektiv und produktiv arbeiten. Eine einfache Ordnerstruktur ist sehr wichtig. Sie können auch den Desktop in gewisse Bereiche unterteilen, links oben ist für bestimmte Themen reserviert, rechts oben für andere und so wird Ihr Desktop viel übersichtlicher. Die Struktur sollte also immer einfach und simpel gestaltet sein, um hier möglichst Ablenkungen und Störungen zu vermeiden.

Wie gehen Sie mit den vielen Informationen um, die Sie jeden Tag bekommen? Haben Sie ein besonders System, filtern Sie gezielt Ihre Informationen oder trennen Sie zwischen verschiedenen Arbeitsphasen, um die Informationsvielfalt zu bewältigen?

Ja, ich mache beides. So viele Informationen bekomme ich nicht mehr, weil ich eine Regel habe. Ich achte sehr auf Qualität und filtere den Rest weg. Ob das jetzt E-Mails sind oder andere Quellen. Bei Werbe E-Mails bekomme ich nur noch Qualität und das, was ich wirklich brauchen kann. Der Rest kommt nicht mehr zu mir durch, weil ich die Mails entweder abbestellt habe oder sie im Spam landen. Ebenso auf Facebook,  auf meiner Facebooktimeline kommt kein „Schrott“ mehr, weil ich nur noch gute Quellen abonniere. Menschen, die für mich nur Unwichtiges posten, folge ich einfach nicht mehr und sehe die Beiträge dann nicht mehr in meiner Timeline. Dann kommen nämlich auch dort qualitativ gute Informationen – auf Facebook, man glaubt es kaum! Ich achte also sehr auf die Qualität meiner Informationsquellen.

E-Mails lese ich zweimal täglich. Meine Mails arbeite ich einmal am Vormittag und einmal  am Nachmittag ab. Werbe-E-Mails werden gleich in einem speziellen Ordner gesammelt und die sehe ich nur zweimal in der Woche. Informationen, die nur zu lesen sind, kommen ebenfalls in einen bestimmten Ordner und die lese ich dann nur am Samstag. Alles, was unter zwei Minuten abzuabeiten ist, arbeite ich sofort ab. Und alles andere terminiere ich auf das Tagesende hin. Aus einem einfachen Grund: Ich schreibe dann die E-Mail und kann nicht sofort eine Antwort bekommen. Das „E-Mail-Ping-Pong“ kann also bei mir nicht funktionieren, weil man mir in der Regel nur ein- oder zweimal täglich antworten kann.

Insofern steigt dann auch die Qualität der E-Mails, weil die Leute das von mir schon wissen. Ich bekomme ordentlich formulierte E-Mails, bei denen ich nicht wieder nachfragen muss, denn die Leute wissen, jede Nachfragen kostet wieder einen Tag, das ist einfach ein bischen  „Erziehungssache“.

Ich trenne natürlich auch meine Arbeitsphasen. In der hochintensiven Arbeitsphase, wenn ich beispielsweise an einem Buch schreibe, dann sind alle Störungen eliminiert. Es gibt also kein Internet, das brauche ich nicht, wenn ich an einem Buch schreibe und auch kein Smartphone, das ist im Flugmodus. Dann gibt es die „normale“ Arbeitsphase, in dieser Phase ist das Internet an, da ich es in der Regel brauche. Hier gibt es aber auch kein Social Media, keine Pop-Ups und das Smartphone ist in dieser Phase auf „nicht stören“ geschaltet, das heißt, nur die Favoriten kommen durch. Das wäre mein engster Familien und Freundeskreis, die können mich erreichen, alle andere nicht. Und dann gibt es die lockere und leichte Arbeit, da ist alles offen. Man muss auch Spaß haben und darf sich ja mal zugestehen, auf Facebook herumzusurfen oder ein paar Minuten dies und jenes zu tun.

Ich denke, das Ganze zu sehr zu beschränken wäre auch wieder kontraproduktiv. Wenn ich lockere Arbeiten habe, wie den Schreibtisch aufräumen, Ordnungsaufgaben oder wenn ich etwas recherchiere und sowieso im Internet surfe, dann erlaube ich es mir auch, hier abzugleiten auf Social Media. Solange das nur auf die lockeren und leichten Arbeitszeiten begrenzt ist, ist das relativ unproblematisch und kommt auch nicht so häufig vor, denn meistens sind bei mir die konzentrierteren Arbeitsphasen angesagt.

Manche Menschen setzten digitale Technik sehr gezielt und bewusst ein. Sie haben sich beispielsweise neben Ihrem Beruf als Sozialpädagoge mit Hilfe des Internets erfolgreich als Trainer für Selbstmanagement. Wie kann ich das Internet für die eigene Produktivität einsetzen? Welche Tools und Dienste helfen Selbständigen und Angestellten?

Ich habe das schon erwähnt: Es gibt viele Tools da draußen, aber die meisten sind viel zu kompliziert. Ich achte in der Regel auf folgende Dinge. Erstens: Das Tool muss einfach sein, einfach zu bedienen. Zweitens: Es muss mit allen Geräten synchronisieren, was ich auf dem Smartphone eingebe muss auf  meinem Laptop und Tablet sichtbar und synchron sein, das ist mir ganz wichtig.  Drittens: Ich muss Aufgaben mit anderen teilen können, andere müssen auch Einblick in meine Arbeitsorganisation haben, darauf komme ich später noch zu sprechen.  Viertens: Cloudbasiert muss es sein, das heißt, ich muss den Dienst überall auf der Welt mit einem Internetzugang abrufen können. Fünftens: Ich muss dem Tool vertrauen können, es muss möglichst fehlerfrei arbeiten und ich nutze dazu auch Kurse, um mich einzuarbeiten. Es stört mich nicht, dass ich mich genauer mit dem Tool beschäftigen muss. Evernote ist beispielsweise ein Dienst, in den man sich etwas einarbeiten muss, nach der Einarbeitsungszeit ist er relativ einfach zu bedienen.

Tools und Dienste, dir mir helfen und anderen helfen können, sind wie erwähnt, einmal Evernote. Das ist mein Notiz- und Lifemanagement-Tool. In Evernote speichere ich alles, von meinen Finanzen und Versicherungen, sämtliche Korrespondenzen, Materialsammlungen bis hin zu Bedienungsanleitungen, also buchstäblich alles, was ich brauche. Private und berufliche Informationen, meine Blogartikel und Selbstmanagementtrainings, alles das ist in Evernote gespeichert. Wenn ich mich mal zu einem Training nicht im Büro treffe, sondern draußen, weil es gerade so schön ist, dann brauche ich nur mein Smartphone und habe sämtliche Notizen zur Hand.

Neben Evernote ist Google-Mail hilfreich, weil der Dienst sehr gut synchronisiert. Ich kann damit alle meine E-Mailadressen abspeichern und habe mit Google Inbox ein Tool, mit dem ich all das gut verwalten kann. Dann wäre der Google-Kalender zu erwähnen, hier können auch andere darauf zugreifen und sehen, wann ich frei bin oder nicht, also auch das ein tolles Tool. Ich nutze Todoist als ein Aufgaben-Managementtool, das verwende ich für meine Tages- und Wochenplanung und mit diesem Tool organisiere ich, wann ich welche Aufgaben erledige.

Das sind meine vier Haupttools und das war es dann auch schon. Daneben verwende ich noch einige kleiner Apps, die ich aber regelmäßig wechsle, weil etwas Besseres auf den Markt kommt und die nicht so wichtig sind. Evernote, Google-Mail, der Google-Kalender und Todoist sind meine vier Haupttools und die kann ich nur jedem weiterempfehlen.

Ein heute wesentliches Thema für das Selbstmanagement scheint das Thema Prokrastination zu sein, also das ständige Aufschieben von Aufgaben auf morgen. Das Internet bietet ja fantastische Möglichkeiten zur Ablenkung und lädt damit zum Aufschieben ein. Ist dieses Thema überschätzt oder für viele Menschen heute relevant?

Das ist ein extrem relevantes Thema nach meiner Erfahrungen. Nicht umsonst sperren die meisten Firmen schon Facebook, Twitter und Co., beziehungsweise kenne ich Firmen, die lassen E-Mails serverseitig nur noch zweimal täglich an die Mitarbeiter durch, damit diese Ablenkungen nicht stattfinden können.

Man muss sich eben heute sehr stark selbst disziplinieren. Wenn man das Internet nicht braucht, empfehle ich es auszuschalten, genauso, wenn man Social Media nicht braucht. Wenn man das Smartphone nicht braucht, ausschalten oder auf den Nicht-Stören-Modus schalten. Dafür gibt es viele Tools und Programme, sowohl für Windows, wie auch für den Mac, mit denen ich beispielsweise die nächsten 60 Minuten das Internet sperren kann. Oder bei Social Media, ich kann mit diesen Tools einstellen, dass ich auf bestimmte Social Media Seiten drei Stunden lang nicht zugreifen kann und dann sind die gesperrt. Das Smartphone kann man sowieso einstellen. Fakt ist, wer produktiv und effizient arbeiten will, der muss störungs- und ablenkungsfrei arbeiten.

Jedesmal, wenn etwas klingelt, ein Pop-Up erscheint, ist man abgelenkt. Wenn man dann noch auf Facebook klickt, ist man plötzlich in der Timeline und wacht dann erst nach einer halben Stunde wieder auf und denkt, was war jetzt los? Das ist also ein großes Thema und heute sehr relevant.

Eine wesentliche Veränderung, die wir am Internet schätzen, ist der leichtere Zugang zu Informationen und die flexible Verknüpfung und Vernetzung. Wie kann man heute diese Flexibilität nutzen, um effizienter zu arbeiten?

Das ist natürlich sehr toll, vor allem, wenn man mit anderen arbeitet. In einem Team ist das einfach genial. Ich kann bei Evernote zum Beispiel gewisse Notizen freigeben, die kann nur derjenige lesen und bearbeiten, er kann Notizen hinzufügen und verändern, das ist eine coole Sache. Genauso kann ich bei Todoist Aufgaben teilen, also entweder einer Person zuordnen oder die Person, die die Aufgabe erledigt hat, hakt diese ab und damit ist sie weg. Auch in Google-Kalender kann ich Termine vergeben, andere sehen lassen, wann ich frei bin und wann man einen Termin mit mir vereinbaren kann. Es gibt sogar auch Tools, mit denen ich automatisch Termine vergeben kann.

Das ist sehr gut und erspart sehr viel Arbeit, viele E-Mails, Faxe und Telefonate, um einen Termin ausmachen. Das alles hat früher sehr viel Zeit in Anspruch genommen und hier kann man heute viel effizienter und flexibler arbeiten.

Zum Ende noch eine abschließende Frage: Was bringt Ihrer Meinung nach die nahe Zukunft? Welche Entwicklungen für das Selbst- und Zeitmanagement sehen Sie auf uns zukommen? Werden wir in Zukunft mit der Digitalisierung uns einfacher organisieren können und produktiver sein?

Die Automatisierungen werden immer mehr voranschreiten, da stecken wir noch in den Kinderschuhen. Plattformen gibt es zum Teil schon, wie IfThisThanThat (IFTTT), auf der man schon relativ einfache Automatisierungen erstellen kann. Man kann auch bereits Regeln für E-Mails erstellen, aber auch hier stecken wir noch in den Kinderschuhen. Da wird sehr viel noch kommen, auch in der Hausüberwachung und dem Tracken von Informationen. Ich kann mir vorstellen, dass in Zukunft aus unserem Verhalten Regeln erstellt werden. Wenn ich zum Beispiel eine E-Mail von einem bestimmten Absender immer in einen bestimmten Ordner gebe, dann könnte ich gefragt werden, ob ich diese Regel implementieren möchte, damit sie automatisch funktioniert. Oder, dass ein Computersystem merkt, dass ich aufstehe und dann automatisch der Kaffee aufgesetzt wird. Hier werden sicher viele Entwicklungen kommen, von Spielereien, wie dem automatischen Kaffee, bis hin zu sinnvollen und produktiven Lösungen.

Es wird vieles leichter durch die Automatisierung werden, es werden uns viele Arbeitsschritte in Zukunft abgenommen werden und auch viele Gedanken. Evernote hilft mir jetzt schon, mich besser zu fokussieren, denn alles, was mir so einfällt speichere ich in einer Notiz und finde die dann auch wieder. Da wird aber noch mehr kommen, noch mehr Automatisierung und darauf freue ich mich, da es helfen wird, produktiver und effizienter zu sein.

Das wird aber nur für Leute zutreffen, die  Ablenkungen und Störungen vermeiden können, denn auch das wird zunehmen. Es wird immer mehr Pop-Ups geben, immer mehr Benachrichtigungen, immer mehr Störungen, die durch den Computer verursacht werden. Störungen durch verschiedene Programme und Apps, da sehe ich eher eine Zunahme als eine Abnahme. Wobei es auch hier immer mehr Möglichkeiten gibt, diese durch Tools und Apps zu unterbinden. Es wird aber nur der produktiv arbeiten können, der von sich aus diszipliniert genug ist, Störungen und Ablenkungen zu vermeiden.