Regie führen beim Selbstmanagement: Wie Sie mit ein paar Tricks den Überblick behalten

Conversation / Foto: Steve Bridger / Mexicanwave / Quelle: Flickr.comDie Vorsätze für das neue Jahr sind Anfang Januar hoffentlich noch nicht ganz in den Mühlen des Alltags untergegangen, allen Lesern hiermit ein gutes und erfolgreiches 2014! Anstatt der üblichen Zielbeschwörungen zum Jahreswechsel, hier ein paar Tipps dazu, wie Sie den Überblick bei vielen Aufgaben und Projekten behalten.

Ein wiederkehrender Fehler liegt darin, nur unvollständige To-Do Listen zu führen, wodurch Sie schnell das Vertrauen in das eigene Selbstmanagement verlieren können und dann schnell in alte Muster zurückfallen. Für ein funktionierendes Selbstmanagement ist entscheidend, wirklich alle Anforderungen im Blick zu haben! Sowohl die täglichen Routinen, das tägliche Klein-Klein, die vielen kleinen Anforderungen des Alltags, sollten in einem gelungenes Selbstmanagement berücksichtigt werden, wie auch die großen Projekte und Lebensziele. Neben den ganzen trivialen Dingen wie Einkaufen, telefonische Absprachen und die Erinnerung daran, dass ich eine neue Druckerpatrone brauche, sollten also auch die größeren Themen einen Platz haben: Aus- und Weiterbildung, berufliche Weiterentwicklung oder eine schon lange geplante Weltreise.

Diese Vollständigkeit ist aus mehreren Gründen sehr wichtig. Zum einen funktioniert Selbstmanagement nur dann (zumindest auf Dauer), wenn es auch möglichst alle Aufgaben und Anforderungen abbildet. Nur ein System, das wirklich alle Anforderungen erfasst und mir auch täglich organisatorisch in den Blick bringt, macht Lust bei einer besseren Selbstorganisation zu bleiben.

Regie führen oder blindlings reagieren? Warum es sich lohnt, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen

Hairdresser - Still optimistic :-) / Foto: Hartwig HKD / flick.com

Der Schlüssel zum produktiven Selbstmanagement: Regie führen statt Opferhaltung oder bloßes unbedachtes Reagieren

 

Einer der Hauptgründe für scheiterndes Selbstmanagement liegt darin, dass man unvollständige Listen führt, eine To-Do Liste für die Arbeit, eine zweite vielleicht für Privates und dann noch eine für das Haus, am Ende hat man einen riesigen Organisationsaufwand und verliert die Lust und vor allem das Vertrauen in das eigene Organisationssystem. Warum also in eine To-Do Liste schauen, wenn ich nicht sicher sein kann, dass sie wirklich alles enthält, was im Augenblick auch wirklich wichtig ist?

Zweitens verleiten unvollständige To-Do Listen dazu, die eigene Organisation zu verengen. Wenn man nur den Blick für die ganz großen Projekte hat, für das berufliche Weiterkommen oder ein Hausprojekt, besteht die Gefahr, kleinere Anforderungen oder den nötigen Ausgleich aus dem Blick zu verlieren. Das ist ein typischer Effekt bei allen möglichen Deadlines: Am Ende arbeitet man nur noch an dem wichtigen Projekt und alles andere fällt weg. Kein Sport, wenig Schlaf und die Hobbies werden bis zum Erreichen der Deadline gestrichen.

Eine solche Arbeitsweise ist für eine gewisse Zeit in Ordnung und lässt sich wahrscheinlich auch nicht ganz vermeiden, aber sie kann genauso zu einem Dauerzustand werden. Wer kennt nicht die Druckarbeiter, die von Deadline zu Deadline hecheln? Wer kennt nicht die Menschen, die nur noch damit beschäftigt sind, alle drängenden Projekte weg zu arbeiten und keinen Blick mehr für die Weiterentwicklung und Ausgleich haben? Diese Art des Selbstmanagements erinnert eher an einen Torwart: Alles was reinkommt, besitzt höchste Dringlichkeit. Das führt dazu, dass man nur noch reagiert, aber tatsächlich nicht mehr wirklich Regie führt.

Eine andere Verengung des Blickwinkels besteht darin, sich im Klein-Klein zu verlieren.To-Dos werden nur für die alltäglichen Dinge angelegt, die großen Projekte geraten aus dem Blick. Ein typischer Fall ist hier die Prokrastination, also die Aufschieberitis Krankheit, da man sich nicht an die großen Themen und Herausforderungen wagt, organisiert man nur noch die alltäglichen Anforderungen. Anstatt an der Abschlussarbeit zu sitzen, geraten so plötzlich alle anderen „wichtigen Punkte“ in den Blick, man könnte doch aufräumen, putzen, oder warum eigentlich nicht neu streichen, die Wände sehen ja doch etwas grau aus usw.

Den Überblick behalten: To-Dos und der Kalender

Um den Überblick zu behalten ist es also wichtig, so wenige To-Do Listen wie möglich zu führen, am besten hat man nur eine To-Do Liste für alles, maximal vielleicht zwei. Aber wie ordnet man die vielen Aufgaben übersichtlich, so dass einen die Liste nicht jeden Tag auf Neue durch ihre schiere Länge erschlägt? Wenn Sie mal überschlagen, was so jede Woche beruflich ansteht, dann kommt noch Haushalt dazu, Privates und Hobbies, dann sind Sie mit einer To-Do Liste schnell bei 50 oder mehr Einträgen, was nicht gerade zur Motivation beiträgt :-).

Ein einfacher Trick, die Liste zu verkleinern, besteht darin, wirklich alles, was zeitlich festgelegt ist, in einen Kalender zu verwalten. Routinen wie Sport oder regelmäßige Hobbies sind besser im Kalender aufgehoben als in einer To-Do Liste. Genauso kann man es auch mit beruflichen Anforderungen halten, die eine zeitliche Fixierung haben. Diese sind ebenfalls besser im Kalender organisiert, als in einer To-Do Liste, dasselbe gilt für Routinetätigkeiten wie Einkaufen oder Überweisungen etc.

Kontexte einführen: Bessere Unterteilungen für To-Do Listen

Ein zweiter Trick, eine To-Do Liste übersichtlich zu behalten, besteht darin, sogenannte Kontexte einzuführen. David Allen macht diesen Vorschlag in „Getting Things Done“. Das klingt etwas hochtrabend, ist aber einfach eine Unterteilung. Oder Unterüberschriften der To-Do Liste nach bestimmten Aufgaben und Themen. Sie können beispielsweise einen Kontext „Kommunikation“ oder „Telefonate“ einführen und dann unter diesen Überschriften alle anstehenden Telefonate notieren. Wie diese Kontexte aussehen, ist von Person zu Person unterschiedlich und hängt auch mit beruflichen Anforderungen zusammen.

Eine grobe Einteilung einer To-Do Liste wäre vielleicht nach „Arbeit“, „Privat“ und „Hobbys“, sinnvoller ist es sicher, sich Überschriften für bestimmte ähnliche Tätigkeiten zu suchen.

Hier noch ein paar weitere konkrete Beispiele für Kontexte:

  • Wer den eigenen Social Media Account beruflich nutzt und auch den Account eines Vereins betreut, könnte einen Kontext @Social Media einführen.
  • Wer Texte oder Konzepte schreibt, für den wäre eine Kontext wie @Schreiben naheliegend.
  • Wenn die Arbeit in der Verwaltung aus Anträgen besteht, kann man vielleicht @Anträge oder ähnliches einführen.
  • Ein Kontext, der für die meisten Personen sinnvoll ist, wäre @Telefonate oder @E-Mail für die Kommunikation.

Der Vorteil einer solchen unterteilten To-Do Liste liegt darin, dass sie viel handlicher und übersichtlicher wird und vor allem wird man nicht von den vielen Aufgaben erschlagen, sondern sieht je nach Kontext das, was gerade wichtig ist. Ich habe beispielsweise in meiner To-Do Liste den Kontext @Besorgungen: Damit ist eine kleine Einkaufsliste verbunden, die ich eben dann aufschlage, wenn ich gerade in der Stadt bin. Oder Sie haben gerade alle E-Mails, die Sie noch schreiben müssen und später versenden wollen, im Kontext @E-Mail zusammengestellt und können dann den Abschnitt während einer Zugfahrt abarbeiten. Am elegantesten geht das mit einer elektronischen To-Do Liste, dazu im nächsten Artikel von mir mehr.

Fazit: To-Dos auf den neuesten Stand halten und für mehr Orientierung sorgen!

Um eine aktuelle Liste zu haben, ist es hilfreich, sie zu regelmäßigen Terminen auf den aktuellen Stand zu bringen, weil im täglichen Betrieb schnell der Überblick verloren werden kann. Eine solche regelmäßige Aktualisierung können Sie an den Start oder das Ende eines Arbeitstags legen, oder Sie aktualisiert die Liste im Rahmen eines Wochenrückblicks.

Egal, wie Sie das konkret umsetzen, es ist auf jeden Fall sinnvoll einen regelmäßigen Termin einzuführen, an dem man die To-Do Liste durchgeht. Bei dieser Aktualisierung ist es ebenso sinnvoll, alles Erledigte zu streichen und aktuelle, wichtige To-Dos in die Liste aufzunehmen.

Ich habe es mir vor diesem Hintergrund zur Angewohnheit gemacht, beim Durchgehen jene Punkte zu streichen, die unwichtig geworden sind. Meiner Erfahrung nach sind To-Do Listen viel zu lang und deshalb streiche ich jede Woche ein bis drei Punkte auf der To-Do Liste, die dort schon länger sind und die ich nicht erledigt habe. Mit diesen einfachen Tricks können Sie eine längere To-Do Liste immer aktuell und vor allem übersichtlich halten.

Und ganz entscheidend: Sie steigern mit derartigen Kniffen auch Ihre persönliche Motivation, da Sie dadurch stets den Überblick über alle aktuellen Anforderungen behalten und somit innerhalb Ihrer persönlichen Organisation für wesentlich mehr Orientierung sorgen!

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

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