Mit Christopher Lauer ist letzte Woche medienwirksam ausgerechnet ein Pirat aus dem Kurzmitteilungsdienst Twitter ausgestiegen (Cicero: Talkshow statt Twitter). Zu zufasert sei die Kommunikation mit Twitter, zu viel Zeit verbringe er bei dem Kurznachrichtendienst für zu wenig Wirkung. Dieser Ausstieg zeigt generell ein Problem des Selbstmanagements im digitalen Zeitalter. Wie kann man die Menge an digitaler Kommunikation bewältigen und wie bleibt man dabei fokussiert?

Manchmal ist es einfach viel zu viel. Die Projekte drängen, die wichtigen Deadlines müssen eingehalten werden, dazu komme jeden Tag Mails und Telefonate und mit dem Web 2.0 auch noch zusätzlich weitere Plattformen für digitale Kommunikation. Sozialen Netzwerke müssen gepflegt werden, das Blog muss gefüttert werden und all das zusätzlich zu den ganz normalen Anforderungen, die auch sonst auf einen warten. Bei dieser Menge an Kommunikation droht die Überforderung, oder man verliert das Wesentliche aus den Augen, verliert sich bei „Internetrecherchen“ oder verdaddelt Zeit auf Facebook und Twitter.

Der richtige Umgang mit dem Internet

Welche Möglichkeiten gibt es, um bei diesem Überangebot an Informationen – und vor allem auch Ablenkungsmöglichkeiten – organisiert zu bleiben? Wie kann man digitale Kommunikation effektiver für die eigenen Zwecke nutzen und wie kann man die Menge an Kommunikation besser integrieren und nötige Zeiten zum Abschalten schaffen?

Das Internet hat Probleme des Selbstmanagements in manchen Punkten verschärft. Wir müssen heute mehr Informationen verarbeiten als Menschen vor einer Generation und das Internet ist gleichzeitig ein Medium, das von sich aus wenig Strukturen für den Umgang mit digitaler Kommunikation anbietet. In in erster Linie bietet das Internet neue Formen der Kommunikation und mit dem Web 2.0 gibt es die Möglichkeit einer stärker egalitären Massenkommunikation.

Damit bietet uns das Internet eine Vielzahl von Kommunikations- und Informationsangeboten – jedoch wenig Struktur. Die Frage bleibt also, wie man mit den vielen Informationen sinnvoll umgehen sollte. Wir brauchen also neue Techniken, um digitale Kommunikation in unseren Alltag und unsere Arbeitsstrukturen zu integrieren. Ganz neu sind dieses Techniken nicht, aber die Anforderungen an uns, mit Unterbrechungen und unstrukturierten Informationen umzugehen, machen heute einen viel wesentlicheren Teil des Selbstmanagements aus. Wie kann man konkret entspannter und produktiver mit digitaler Kommunikation umgehen?

Eine ruhige Computerumgebung schaffen

Nichts stört die Aufmerksamkeit mehr als ständige Unterbrechungen. Also ist es gerade heute wichtig, eine Umgebung zu schaffen, in der die Kommunikation nicht ständig die eigene Aufmerksamkeit unterbrechen kann. Am besten schaltet man alle Benachrichtigungen aus, die neue Emails melden und nimmt die Kommunikation selbst in die Hand. Wenn man konzentriert an einem Konzept arbeitet, kann es auch sinnvoll sein, das Telefon und das Smartphone zu bestimmten Zeiten abzuschalten.

Proaktives E-Mail-Management

E-Mails sollten kein Ersatz für ein Organisationstool sein! Das klingt trivial, ist es aber nicht, es gibt erstaunlich viele Menschen, die sich mit ihren E-Mails auf dem Laufenden halten und organisieren, das produziert vor allem Stress und fehlenden Überblick. E-Mails sind einfach Nachrichten und so sollte man auch mit ihnen umgehen. Anstatt ständig die neuen E-Mails zu „checken“, ist es sinnvoller, Mails zu regelmäßige Zeiten abzurufen. Dabei sollte man die Mails auch möglichst vollständige bearbeiten. Das bedeutet, die E-Mail lesen und dann das Notwendige tun: Antworten, einen Termin festhalten oder einen Organisationspunk festlegen, und, ganz wichtig, die meisten einfach löschen! Der Eingangskorb eines E-Mailkontos sollte mindestens einmal am Tag komplett geleert werden.

Pragmatischer Umgang mit Social Media

Es wird langsam Zeit, pragmatisch und realistisch mit Social Media und dem Web 2.0 umzugehen. Weder sind soziale Netzwerke das Böse, noch das Beste, was der Menschheit passieren konnte, sondern soziale Medien ermöglichen eine neue Kommunikation und Vernetzung mit Menschen, die man vielleicht sonst nicht kennenlernen würde. Daraus können sich Kontakte ergeben, die nützlich sind. Vor allem Freelancer können von Social-Media-Angeboten profitieren, wie es Simone Janson in ihrem Artikel über die Digitalisierung unserer Arbeitswelt beschreibt. Aber für verschiedene Menschen können unterschiedliche Angebote des Web 2.0 passen. Wem Google+ thematisch nicht liegt, sollte es lassen, wenn Twitter oder Facebook nicht zu den Kommunikationsanforderungen passen – bitte einfach weglassen!

Wir sollte bei Social Media Nutzen und Aufwand immer wieder im Blick behalten. Ähnlich wie Christopher Lauer ist vor kurzen der Blogger Leo Babauta aus Facebook ausgestiegen. Es gehe für ihn viel zu viel Zeit verloren, ohne dass ihm Facebook etwas bringt, lustigerweise behält Babauta dagegen seinen Twitteraccount (Walled-in: Life Without Facebook). Anstatt „rein oder raus“ gibt es auch noch die Möglichkeit einfach zeitweise aus der digitalen Kommunikation auszusteigen und das geht anscheinend, ohne alles aufgeben zu müssen. Wie so etwas aussehen könnte beschreibt Thomas Jakel, Gründer verschiedener Startups (Als Startup-Gründer mit dem Fahhrad von Berlin nach Indien).

Richtiger Umgang mit RSS-Feeds

Wie sieht es mit RSS-Feeds aus und Blogs? Auch hier ist es sinnvoll, sich ab und zu ein gewisse Mediendiät zu verordnen. Wenn man beruflich einige Blogs beobachtet, kann man sie am einfachsten in einem Reader organisieren. Ich finde es auch hier sinnvoll, den Reader jeden Tag einmal zu leeren, also alle Blogposts lesen und wenn keine Zeit dafür ist einfach alle neue Posts als gelesen markieren. Bei der Organisation kann man Blogs thematisch sortieren, das ist eine Möglichkeit, eine andere sieht so aus, dass man eine „Shortlist“, eine  „Longlist“ und einen „Beobachtungsordner“ anlegt. Neue Blogs kommen für einige Wochen in die Beobachtung, wenn sie weiter wichtig und relevant sind, werden sie in die engere oder weitere Auswahl eingeordnet. Die „Shortlist“ besteht aus den Blogs, die man regelmäßig (täglich bis wöchentlich) liest, die „Longlist“ aus Blogs, die wichtig sind, die man aber eher nach Bedarf ansieht.

Tagesstruktur und Rituale

Womit beginnt der Tag? Am besten gleich mal die Mails checken, ach ja da war ja noch dieser Newsletter, und was ist denn auf Facebook los…? Also so hoffentlich nicht! Es ist sinnvoll eine (zumindest minimale) Struktur für jeden Tag zu haben. Dabei können Rituale hilfreich sein wie ein regelmäßiges Morgenritual. Genauso kann man sich jeden Tag zurechtlegen, welche Punkte wichtig zu erledigen sind. Ich versuche immer die wesentlichen Punkte gleich am Morgen anzugehen, so kann man sich Strukturen schaffen. Was möchte man am Tag erledigen und welche Termine liegen an? Ich beende jeden Arbeitstag damit, dass ich nochmals meine Aufgaben durchgehe und die nächsten Tage durchgehe und sie strukturiere.

Fokussiert bleiben

Mit einer besseren Tagesstruktur und einer besseren Auswahl und Struktur bei digitaler Kommunikation kann man schon viel dazu beitragen, konzentrierter und fokussierter zu werden. Wie kann man aber konkret in der Kommunikation mit digitalen Medien und bei der Recherche konzentriert bleiben?

• Kleine Ziele setzen bei der Recherche. Für mich ist die generelle Tipp zu kleinen, machbaren Ziele bei digitaler Recherche besonders wichtig. Das heißt also konkrete Ziele setzen und dann immer 30 bis 45 Minuten dran bleiben. Dazwischen mache ich immer kurze 10 minütige Pausen.
• Kommunikation am Stück abarbeiten. Sowohl Mails sollte man möglichst am Stück abarbeiten. Dasselbe gilt auch für Social Media. Auch hier kann gut mit sogenannten Dashboards wie Hootsuite die Postings für die nächsten Tage und Wochen planen.
• Achtsamkeit beim Umgang mit digitalen Medien. Was mache ich wirklich gerade und konkret? Man kann sich darin üben, gegenwärtiger zu sein, wenn man kommuniziert oder recherchiert. Dabei helfen Achtsamkeitsübungen, das heißt sich regelmäßig vergegenwärtigen, was aktuell gerade ist. Dazu kann man kleine Pausen verwenden, formale Meditation ist zusätzlich sehr hilfreich um die Konzentration zu verbessern.

Text: Michael Lindner