Evernote – Informationen organisieren und verwalten

Evernote ist ein Webservice mit dem man anscheinend spielend einfach Informationen und Ideen speichern und verwalten kann. Es war an der Zeit, Evernote für diesen Artikel zu testen, da vor allem Blogger und Journalisten von Evernote begeistert sind. Was kann Evernote aber konkret leisten, und für wen ist es geeignet?

Mit Evernote  kann man Informationen verwalten, man kann den Dienst über die Internetseite nutzen oder über verschiedene Endgeräten. Neben der Webversion gibt es ein App für das Smartphone, für Windows und Mac gibt es auch kostenlose Programmversionen, um Evernote vom Laptop und den Computer aus zu nutzen. Linuxuser müssen bis jetzt auf die Webversion zurückgreifen, für Ubuntu gibt es mit Everpad ein sehr spartanisches Programm für den Desktop.

Um Evernote zu nutzen, muss man sich zuerst auf der Webseite anmelden, die Anmeldeprozedur ist Standard: Man sucht sich einen Nutzernamen und ein Passwort und kann danach sofort loslegen. Evernote ist frei zugänglich, bei der freien Version ist nur das Datenvolumen eingeschränkt, das man pro Monat hochladen kann (es gibt keine Speicherbegrenzung wie bei Dropbox). In der kostenpflichtigen Profiversionen entfällt diese Einschränkung und man hat noch einige Zusatzfunktionen. Am Anfang wirkt Evernote noch nicht so spektakulär, in der Hauptansicht blickt man auf drei Spalten, in denen man Notizen, Informationen oder Webseiten speichern kann.

Ganz links in der Ansicht kann man Notizbücher und Schlagwörter anlegen und mit einem Mausklick durchblättern. In der Mitte gibt es einen Überblick zu den Inhalten und im rechten Fenster sieht man dann die Notiz im Detail. Wenn man eine neue Notiz anlegt, öffnet sich ein Fenster mit einem Wordprozessor, der alle gängigen Funktionen enthält. Man kann Texte verfassen, Bilder einfügen, Links erstellen und die Notizen bestimmten Notizbüchern oder Schlagworten zuordnen. Mit der Möglichkeit, Notizen zu verschlagworten und zu verlinken, kann man recht unkompliziert Querverweise zwischen eigenen Notizen und Weblinks herstellen.

Capture Everything

Evernote geht aber weit über eine Notizverwaltung hinaus, wirklich großartig an Evernote ist die Möglichkeit, sehr unterschiedliche Informationen intuitiv speichern und organisieren zu können. Internetseiten kann man in Evernote als Notizen abspeichern, das funktioniert intuitiv über die Browseraddons Webclipper und Clearly.
 Der Webclipper in Aktion. Quelle: http://www.dmncommunications.com/weblog/?p=2939

Mit dem Webclipper, einem Firefox Add-on, kann man Webseiten auf das Evernotekonto hochladen. http://www.dmncommunications.com/weblog/?p=2939

​Du willst als Angestellter oder Selbständiger neben Deiner regulären Arbeit aus Deinem Wissen etwas Außergewöhnliches machen? Noch heute Dein persönliches Abenteuer digitale Zukunft starten? In dem Sachbuch "Morgen weiß ich mehr" von Michael Lindner und Marcus Klug, welches im März 2017 zum "Buch des Monats" erkoren wurde, erfährst Du auf systematische Weise, wie das funktioniert und lernst zahlreiche Menschen und Organisationen kennen, die schon heute digitalen Wandel sehr erfolgreich gestalten!

Mit dem Webclipper oder Clearly lassen sich Artikel oder Seiten speichern und verschlagworten, ohne Lesezeichen setzen zu müssen. Die Seiten kann man sowohl als URLs oder als Notizen speichern, dabei werden Bilder und Links der Seite in die Notiz integriert. Diese Speichermöglichkeit ist wirklich sehr handlich, vor allem, wenn man einen Blogpost, Texte oder Präsentationen mit Internetverweisen erstellen möchte. Man kann also im Notizeditor in Evernote einen Text vorbereiten und hat dabei die Sammlung von Quellen und Verweisen zur Hand. Auch für wissenschaftliche Arbeiten eignet sich Evernote als Speicherort – wie man wissenschaftliche Aufsätze in Evernote speichern kann, zeigt das Video How to use Evernote for Research.
Damit sind die Möglichkeiten aber noch weit nicht ausgeschöpft. Evernote kann noch viel mehr als Ideen oder Webseiten speichern und ist noch sehr viel flexibler. Da man Fotos einfach in einer Notiz hochladen kann, ist Evernote mit dem Smartphone das perfekte Werkzeug um verschiedene Ideen, Bilder oder Notizen von unterwegs zu sammeln. Seien es Seminarnotizen, Flipcharts, Fotos für die Webseite oder Zeichnungen, die während einer Bahnfahrt entstanden sind: Mit Evernote kann man all das sehr einfach am richtigen Platz abspeichern und später weiterverarbeiten.
Da Evernote ein Cloudservice ist, hat man auf allen Geräten, zuhause oder unterwegs immer die aktuellen Daten zur Verfügung. Je nach Bedarf kann man die Notizen auf das gewünschte Endgerät herunterladen oder im Web speichert. Feedback, Ideensammlungen, Notizen all das kann man so sehr einfach vor Ort aufzeichnen und mit Evernote verwalten. Der Blogger Jan Tißler beschreibt, wie er Evernote für seine Materialsammlung nutzt: http://upload-magazin.de/blog/6061-evernote/

Evernote und Social Media

Die zweite große Stärke von Evernote ist die Verbindung mit Social Media. Für Blogger ist das Tool perfekt geeignet, da man Seiten, Bilder und eigene Texte nicht nur sammeln, sondern auch bequem posten kann. Michael Hyatt beschreibt in diesem Blogpost, wie er Evernote als Materialsammlung und zentrales Bloggingwerkzeug nutzt.
Man kann entweder aus Evernote heraus Notizen oder Links auf Twitter oder Facebook teilen, eine andere Möglichkeit besteht darin, Evernote in Hootsuite einzubinden. Hootsuite ist ein Social Media Dashboard, mit dem man Posts planen und zu verschiedenen Zeiten veröffentlichen kann. Über ein App auf Hootsuite kann man auch auf das eigene Evernotekonto zugreifen und dann auf alle Notizen und Links für Postings zugreifen.
20130206-evernote hootsuite
Die Integration funktioniert wie in dem Bild: Neben den Social Media Kanälen gibt es nach der Verknüpfung innerhalb von Hootsuite einen weiteren Evernotestream, in dem man auf seine Notizen zugreifen kann. Einen Überblick zu den Features des Evernoteplugins für Hootsuite gibt es auf den Seiten von Hootsuite. Damit ist Evernote eins sehr mächtiges Werkzeug, vor allem, wenn man strategisches Social Media Management betreibt. Man kann mit dem Tool komfortabel Ideen und Themen zusammenstellen und aus dem Material für die gewünschten Social Media Kanäle Postings zusammenstellen und planen.

Tagging oder Notizbücher? Das Problem mit zwei Organisationssystemen

Evernote möchte anscheinend ein Werkzeug für alle möglichen Aufgaben sein. Neben der Notizverwaltung und dem Bookmarkingdienst kann man es auch als Aufgabenplaner oder für das Projektmanagement nutzen, allerdings sind die Funktionen sehr beschränkt. Es fehlt vor allem eine Kalenderfunktion, um Aufgaben auch bestimmten Daten zuordnen zu können.

Einen weiteren Punkt finde ich persönlich etwas verwirrend. Einträge bei Evernote kann man mit bestimmten Tags (also bestimmten Schlagworten) versehen, daneben lassen sie sich auch verschiedenen Notizbüchern zuordnen. Das ist in gewisser Weise eine organisatorische Doppelstruktur, die für Verwirrung sorgen kann. Nach welchen Gesichtspunkten organisiert man nun die Notizen, verwendet man die Notizbücher, oder doch besser Schlagwörter? Oder wie kombiniert man die beiden Ordnungssysteme…?
Quelle: http://helpmerick.com/introduction-to-evernote-com-video-tip.htm
Der Unterschied zwischen den Notizbüchern und den Schlagwörtern liegt darin, dass Notizbücher hierarchisch und exklusiv aufgebaut sind, man kann einen Eintrag nur einem bestimmten Notizbuch zuordnen und die Notizbücher können hierarchisch gegliedert werden. Tags dagegen lassen sich flexibler handhaben. Einträge können mit ganz verschiedenen Tags versehen sein, man kann so mit den Tags eine Linksammlung ähnlich wie in Delicious organisieren und Seiten unter verschiedenen Tags ablegen. Die Notizbücher haben noch die Besonderheit, dass man die Dateien in Notizbüchern mit anderen teilen kann und sie auch offlne verwenden verwenden kann.
Die Unterschiede zwischen Notizbüchern und Tags beleuchtet Christopher Mayo in zwei Artikeln über Evernote (Evernote with Notebooks and Evernote with Tags). Was sinnvoller ist, hängt wahrscheinlich vor allem daran, wie man Evernote nutzen möchte. Arbeitet man viel offline und möchte die Inhalte teilen, ist es eher sinnvoll, sich eine Notizbuchstruktur zurechtzulegen. Tags scheinen dagegen flexibler zu sein und bilden eher eine vernetzen, horizontale Organisationsstruktur ab.
Update (08.02.2013): Herbert Hertramph schlägt in seinem Artikel „Tags – die besseren Notizbücher“ vor nur zwei Notizbücher zu verwenden und ansonsten alle Notizen mit Tags zu organisieren. Tags kann man vom Client einfacher bedienen und man kann für bestimmte Aufagben Tags einfach zusammenziehen und umorganisieren.

Fazit

Insgesamt ist Evernote ein fantastisches Werkzeug. Es ist sehr gut geeignet, um Informationen zu sammeln und zu organisieren. Mit den Add-ons Webclipper und Clearly lassen sich Informationen aus dem Web erfassen, verschlagworten und organisieren. Die Verknüpfung mit Social Media Diensten macht Evernote zu einem wertvollen strategischen Werkzeug für das Social Media Management und Blogs. In einigen Punkten ist Evernote etwas komplex geraten, auch wirken die Funktionen zur Aufgabenplanung halbherzig implementiert. Für die eigentlichen Kernaufgaben hat Evernote sicher das Potential, eine der wichtigsten Cloudlösungen der Zukunft zu werden.

Text: Michael Lindner

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.