Die Cloud als Wissensdatenbank: Entdecken Sie die Vorteile

Wissen ist in Industrieländern mittlerweile für 60 Prozent der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens verantwortlich. Dabei gewinnt das Cloudcomputing immer mehr an Bedeutung. Der große Vorteil: Durch cloudbasierte Lösungen können die Mitarbeiter eines Unternehmens von jedem Ort der Welt auf Wissen zugreifen.

Kein Unternehmen möchte heute noch auf qualifizierte und fachlich umfassend geschulte Mitarbeiter verzichten. Mitarbeiter als Ressource sind für den Erfolg und die Sicherung der Marktposition unabdingbar. Wissen ist in Industrieländern für 60 Prozent der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens verantwortlich. Die Bedeutung von Wissensmanagement ist vielen Fach- und Führungskräften durchaus bewusst – aber die Maßnahmen hierfür weisen oft große Lücken auf.

Die Cloud und das sogenannte Cloud Computing ist bereits seit einigen Jahren hoch im Trend. Die Idee, dass Software von jedem Ort aus genutzt werden kann, ohne dass sie dabei im eigenen Betrieb installiert ist, eröffnet viele Möglichkeiten. Auch Wissensmanagement lässt sich durch eine Cloudlösung realisieren.

Was ist eigentlich die Cloud?

Die Cloud (englisch für „Wolke“) ist eine noch recht neue Lösung für Software. Anders als bei In-House Lösungen wird bei der Cloud der Dienst von einem anderen Unternehmen angeboten, welches diesen anderen Firmen zur Nutzung überlässt. Eine Wissensdatenbank in der Cloud etwa wird von einem Unternehmen vorgehalten, installiert und gewartet. Sie können diese Software dann gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr nutzen.

Welche Vor- und Nachteile hat die Cloud?

Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand. Zum einen kann die Cloud Kosten und Zeit sparen, da Sie sich weder um Installation noch um die Aktualisierung der Software kümmern müssen. Im Falle der Wissensdatenbank, muss diese zum Beispiel von Ihrer Seite mit Information und Daten gefüllt werden. Der andere Vorteil ist, dass die Cloud über das Internet global verfügbar ist. Egal wo Sie sich befinden: Sie haben stets Zugang zu Ihren Daten.

Da es sich bei Cloudlösungen um Systeme handelt, die von fremden Anbietern gehostet werden, haben Sie keinen direkten Zugriff auf die Software und – in vielen Fällen – auf bestimmte Funktionen. Darüber hinaus ist der Datenschutz in diesen Fällen ein wichtiger Punkt. Software, die sich auf den eigenen Servern befindet, lässt sich schließlich einfach kontrollieren. Bei Cloudlösungen muss man sich hingegen auf einen anderen Anbieter verlassen.

Für wen eignet sich eine Wissensdatenbank in der Cloud, für wen nicht?

Die Komplexität des Wissensmanagements lässt sich durch cloudbasierte Lösungen reduzieren. Dennoch hängt beim Wissensmanagement der Erfolg stark von der Motivation der Mitarbeiter ab: diese müssen ihr personengebundenes Wissen teilen und ihren Kollegen zur Verfügung stellen. Deswegen fängt gutes Wissensmanagement mit wirksamen Motivationsstrategien an.

Cloudlösungen können es für Mitarbeiter einfacher machen, ihr Wissen weiterzugeben. So lassen sich beispielsweise Wiki- und Blogfunktionen integrieren, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Alle Informationen werden in der Cloud gesammelt und sind jederzeit und jederorts für alle anderen Kollegen abrufbar.

Die Cloud bietet sich vor allem für große bis mittelständische Unternehmen an, die eine kostengünstige Lösung suchen, um ihren Mitarbeitern den globalen Zugriff auf ihre Daten und ihr Wissen zu ermöglichen.

Wer einen Schritt weiter gehen möchte, kann auf moderne Wissensmanagement-System zurückgreifen, die Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen des Unternehmens auslesen und verknüpfen. Informationen aus Cloud-Plattformen, SAP, E-Mails und mehr werden damit gebündelt und zur Verfügung gestellt.

Worauf sollte man bei einer Cloudlösung achten?

Wichtig ist, dass Sie sich bei der Suche nach einem Anbieter für Ihre Wissensdatenbank in der Cloud einen zuverlässigen und sicheren Anbieter suchen. Außerdem sollten Sie im Internet die verschiedenen Cloud-Anbieter vergleichen. Kostenlose oder besonders günstige Anbieter lassen vor allem im Bereich Sicherheit und Datenschutz zu wünschen übrig. Es gibt inzwischen viele Anbieter auf dem Markt, was die Suche und die Wahl etwas erschwert. Nehmen Sie sich jedoch die Zeit zum Vergleichen und zum Testen, dann ist die Wahl meistens kein Problem. Jeder seriöser Anbieter stellt seine Software in der Regel zwischen einer Woche und einem Monat kostenlos zum Test zur Verfügung. Dieses Angebot sollten Sie auf jeden Fall nutzen.

Fazit: Ist die Wissensdatenbank in der Cloud sinnvoll?

In den meisten Fällen ja. Für größere und mittelständische Unternehmen kann die Cloud nicht nur Zeit und Arbeit sondern auch Kosten sparen. Wird vor der Wahl für ein Produkt ausführlich verglichen und getestet, dann finden Sie in der Regel einen zuverlässigen und sicheren Anbieter, der zudem bereit ist, auf Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen einzugehen. Vor allem für kleinere Unternehmen ist die Cloud jedoch häufig unpraktisch und in-house Lösungen sind hier häufig die bessere Variante. Dennoch: die endgültige Entscheidung und ob eine Cloud Lösung Sinn macht oder nicht, müssen Sie – unter Abwägung der Kosten sowie der Vor und Nachteile – für sich und Ihr Unternehmen selbst entscheiden.

Marcus Klug

Marcus Klug ist als Speaker und Future Work Coach unterwegs. ​Er unterstützt Menschen und Organisationen, im Übergang zum digitalen Zeitalter auf intelligentere Weise zu lernen und zu arbeiten. Dazu hat er auch zusammen mit Michael Lindner das Sachbuch „Morgen weiß ich mehr. Intelligenter lernen und arbeiten nach der digitalen Revolution“ geschrieben, welches im März 2017 zum Buch des Monats erkoren wurde. Mehr Infos unter: www.marcusklug.de.

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