Aufgaben sinnvoll gruppieren

Heute müssen wir in unserem Alltag ständig unterschiedliche Dinge erledigen und viel Komplexität bewältigen. Die tägliche Maillawine, Social Media und die „normale“ Kommunikation erwarten uns an einem normalen Arbeitstag, dazu noch unterschiedlichen Projekte, an denen wir arbeiten. All das kostet Aufmerksamkeit und Konzentration. Aufgaben sinnvoll gruppieren ist ein wichtiges Prinzip des Selbstmanagements, um mit diesen Anforderungen möglichst effizient umzugehen.

Ich habe dieses Organisationsprinzip bei einer recht simplen Alltagstätigkeit kennengelernt. Wenn man zusammenlebt, muss man irgendwie die Alltagstätigkeiten koordinieren, eine meist langweilige Routineaufgaben ist dabei das Einkaufen. Da ich mich mit meiner Partnerin beim Einkaufen abwechsle, mussten wir irgendwie Absprachen treffen, welche Dinge wir in der Woche brauchen. Einkaufszettel zu zweit zu führen, funktionierte bei uns nicht. Wegen unterschiedlicher Arbeitszeiten konnten wir uns nicht regelmäßig treffen, um die Einkäufe der Woche zu besprechen und eine solche Dinge wollten wir auch nicht ständig am Telefon besprechen.

Eine Tafel als Einkaufsliste

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Neben Mathematik eignet sich eine Tafel auch als Einkaufsliste. Quelle: http://www.rhein-kreis-neuss.de

Also hatten wir die Idee, eine Tafel in der Küche aufzuhängen. Wir kauften im Baumarkt eine rechteckige Platte, strichen sie mit Tafelfarbe und fertig war der perfekte analoge „Küchenmanager“. Wenn jetzt jemand also eine Idee zum Einkaufen hat, oder Vorräte zu Ende gehen, schreibt man das einfach auf die Tafel und für den nächsten Einkauf hängt dann immer eine aktuelle Liste in der Küche. Diese kleine Geschichte zeigt ein generelles Prinzip des Selbstmanagements, das in vielen Bereichen sinnvoll ist: Aufgaben lassen sich häufig sammeln und zusammenstellen, um sie dann effizienter abzuarbeiten.

In gewisser Weise ist dieses Prinzip das Gegenstück zum analytischen Vorgehen beim Selbstmanagement, die Zerlegung komplexer Aufgaben in Einzelschritte, auch „Salamitaktik“ genannt. Beim Sammeln und Gruppieren geht es darum, Aufgaben zusammenzulegen, die man effizienter zusammen erledigen kann.

Neben dem Einkaufen betrifft das verschiedene Aufgabentypen, für die man in ähnlichen Bahnen denken muss. Man kann auch für den Schreibtisch Gruppen ähnlicher Aufgaben zusammenstellen, um sie dann gemeinsam zu erledigen. Beispielsweise ist es häufig effizienter, wenn man Mails in einem Zeitblock schreibt, anstatt sie zwischen alle Aufgaben zu schieben. Dasselbe gilt für das Telefonieren, genauso kann man beim strategischen Social Media Management die Posts für die Woche am Stück schreiben und planen. Ähnlich geht es mir auch bei Schreibaufgaben. Wenn ich einen längeren Text verfassen, habe ich die Erfahrung gemacht, dass es sinnvoller ist, die entsprechenden Aufgaben nicht zu sehr in Teilaufgaben zu zerlegen und zu verteilen. Sondern die einzelnen Aufgaben (Nachrecherche, Lesen, Korrigieren und Text verfassen) an einem Stück abzuarbeiten.

Als ein Prinzip der Selbstorganisation bedeutet das: Wenn man Aufgaben definiert und komplexe Projekte in die Einzelaufgaben zerlegt hat, ist es sinnvoll ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Bei der praktischen Umsetzung gibt es drei Möglichkeiten das zu tun:

To-Do Listen mit Kontexten

Anstatt einfach eine To-Do Liste zu führen, kann man Kontexte bei To-do Listen einführen. Das ist ein wesentlicher Punkt bei Getting-Things-Done von David Allen, aber auch wenn man kein derart ausuferndes Organisationssystem hat, lohnt es sich die To-Do Liste zu unterteilen oder, bei einer computergestützen Lösung, entsprechende Schlagworte für die einzelnen Aufgaben zu vergeben. Eine mögliche Unterteilungen könnte so aussehen:

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Genauso wie Hashtags Kommentare in bestimmte Kontexte setzen, lassen sich ähnliche Aufgaben organisieren. Quelle: http://onvizilocal.co.uk http://onvizilocal.co.uk/social-media/hashtags-what-businesses-need-to-know/

@Telefon, @Mails, @Besorgungen oder @Schreibtisch. Welche „Überschriften“ sinnvoll sind, muss jede(r) selbst entscheiden, entscheidend ist, dass man mit einer solchen unterteilten Liste leicht alle Aufgaben eines  Arbeitskontextes zusammengestellt hat. Man kann also dann schnell ein Bündel Mails oder Rechercheaufgaben usw. abarbeiten, wenn es gerade passt, oder man gerade in diesem Kontext arbeitet. Dasselbe gilt, wenn man einkauft. Eine kleine Liste mit dem Titel @Besorgungen kann man immer dann konsultieren, wenn man gerade in der Stadt etwas erledigen muss. Das ist ein ziemlich effizienter Weg, um vor allem die vielen kleineren Aufgaben zu organisieren. Mit diesen Listen kann man schnell zwischen größeren Projekten einer Reihe von Telefonaten oder Mails erledigen.

Routineaufgaben am Stück

Sehr wichtig ist das Gruppieren von Aufgaben auch bei den täglichen Routinen. Jeden Tag muss man die Mails prüfen, einige davon beantworten, die Post sortieren, den Schreibtisch fertig machen und für den nächsten Tag etwas zurechtlegen. Diese Routinetätigkeiten lassen sich sehr gut am Stück erledigen ‒ mit definierten Zeiten. Ich bearbeiten zum Beispiel Emails am Tag 2-3 mal zu festgelegten Zeiten. Am späten Vormittag um 11:00 Uhr, um 15:00 Uhr und nochmals am Abend gehe das Emailfach durch und beantworte weitere beantworte Mails. Das heißt, an den anderen Zeiten kann ich konzentriert an meinen Projekten arbeiten und muss nicht immer das Postfach prüfen. Genauso halte ich es mit Telefonaten, auch die erledige ich gerne im Bündel am frühen Nachmittag.

Der Vorteil der Gruppierung von ähnlichen Aufgaben besteht darin, dass man leichter in einen Arbeitsfluss kommen kann. Jede Unterbrechung zwingt dazu, sich neu einstellen zu müssen, je nach Art der Unterbrechung kann das recht lange dauern. Wenn man dagegen ähnliche Aufgaben zu festen Zeiten erledigt, kann man davon profitieren, dass die Aufmerksamkeit leichter bei den Tätigkeiten bleibt. Diesen Punkt kennt man schon seit längerer Zeit: Ständige Unterbrechungen führen dazu, dass die Aufmerksamkeit permanent neu aufgebaut werden muss. Die Leistung fällt dann während des Arbeitstages kontinuierlich ab, es entsteht der sogenannte „Sägeblatteffekt“.

Der Sägeblatteffekt. Bei ständigen Unterbrechungen sinkt die Leistung immer wieder ab. Quelle: http://www.rhetorik.ch/Saegeblatteffekt/Saegeblatteffekt.html

Der Sägeblatteffekt. Bei ständigen Unterbrechungen sinkt die Leistung immer wieder ab. Quelle: http://www.rhetorik.ch/Saegeblatteffekt/Saegeblatteffekt.html

Arbeitstage für komplexe Projekte

Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zu gruppieren, besteht darin, bestimmte Tage für größere Projekte zu reservieren. Ich finde diese Möglichkeit besonders sinnvoll, um komplexere Projekte voranzutreiben.

Konkret heißt das, ein oder mehrere Tage pro Woche für ein komplexeres Projekt zu reservieren. Anstatt sich am Tagesgeschäft abzuarbeiten, sitzt man an diesem Tag dann gezielt am Businessplan, der Dissertation, oder der wichtigen Präsentation.

Das heißt, man konzentriert sich zumindest einige Stunden auf die komplexe Aufgabe, die ansonsten zwischen den vielen sonstigen kleineren Projekten untergehen würde. Das kann auch bedeuten, komplexe Aufgaben projektübergreifend an einem oder mehreren Tagen zu erledigen. Beispielsweise könnte man einen Tag für die Recherche einplanen, an dem man dann die Rechercheaufgaben für verschiedene komplexe Projekte abarbeitet. Oder generell einen „Schreibtag“ für die größeren Schreibtätigkeiten einplanen. Die konkrete Ausgestaltung solcher Projekttage liegt natürlich wieder an den Aufgaben und den konkreten Anforderungen, die man am Arbeitsplatz hat.

Bei der praktischen Umsetzung solcher Arbeitstage ist es wichtig, sich tatsächlich an diesem Tag Zeit für das Projekt zu nehmen. Das heißt, ich mache mir für solche „Projekttage“ tatsächlich einen Termin im Kalender und arbeite dann ab dem Vormittag ausschließlich an dem geplanten Projekt. Damit das gut funktioniert, ist es zusätzlich sinnvoll, die konkreten Startschritte schriftlich festzuhalten. Das sorgt dafür, dass man gleich einen guten Einstieg bekommt und nicht vor der vermeintlich zu großen Aufgabe zurückscheut.

Text: Michael Lindner

Michael Lindner

Dr. Michael Lindner ist Dozent für die Themen Selbstmanagement, Informationsmanagement und Wirtschaftsethik und Corporate Social Responsibility. Er gibt Workshops und Seminare und unterstützt Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen in Fragen der Selbstorganisation und dem effizienten Umgang mit dem Web 2.0. Treten Sie mit Michael Lindner in Kontakt. Sie interessieren sich für einzelne Seminarangebote? Hier geht es zu den Seminarangeboten. →

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